« Bonjour, A travers ce mail, je souhaiterais soulever une problématique particulière : le fait qu'un archiviste s'engage en début de carrière dans une voie privée cela est-il irréversible ? En une phrase est-il possible après 10 ans de carrière dans le privé d'intégrer une structure publique ? Aujourd'hui, je m'interroge vraiment étant confrontée directement. Le souci est que mon cas n'est pas isolé. Merci pour votre retour. »

Voici donc cette question majeure remise sur le tapis et je ne peux que remercier son auteur. Question qui avait suscité déjà un vif débat il y a quelques mois, je m’étais alors très franchement exprimé sur ce sujet, ce qui m’avait valu une éviction du forum de l’AAF, mais bon, au risque de voir cette question posée et reposée encore, le mieux est de ne pas cesser de s’exprimer... La pédagogie n’est-elle pas l’art du rabâchage…

Quel est donc la problématique sur cette question ?

Tout le problème réside dans le fait que le système du concours constitue un frein et ne correspond plus aux exigences de notre temps, ni à l’évolution de notre société, là où désormais il est demandé aux individus dans leur vie professionnelle d’être réactif, efficace, d’avoir un esprit d’entreprise, une conscience professionnelle et pour les agents des services publics posséder également un sens de l’intérêt général et de prôner les valeurs du service public.

Deux raisons sont à distinguer : d’une part en terme de motivation des agents et d’autre part en terme de réactivité et de qualité dans le recrutement de compétence qui rejoint la question posée par notre collègue :

Sur le premier point, il me souvient d’une réflexion sous forme de question posée par un conservateur du patrimoine après un échange vif mais cordial sur le forum de l’AAF ?

"Trouvez-vous effectivement normal de travailler pendant des années pour obtenir diplômes et concours, pour ensuite être aussi mal payé et disposer d'aussi peu de moyens et de reconnaissance dans son travail ?"

Nous y arrivons enfin, la vraie question a été posée...... C'est dire, de ce qu'est devenue toute la perversité de ce système des concours. Ainsi, comment peut on espérer obtenir : motivation, réactivité et efficacité de la part d'agents qui estiment ne pas mériter la situation dans laquelle ils se trouvent, ce sentiment de travailler pour une institution qui ne donne pas de moyen, qui ne laisse pas beaucoup de place à l'initiative personnelle et qui ne sait pas reconnaître le mérite de ceux qui s'y investissent. Tant de travail et d’effort pour décrocher diplôme et surtout le concours pour s’apercevoir que l’institution pour laquelle on exerce ne reconnaît aucun mérite, ni la valeur de ses agents. C’est bien le signe que nous avons atteint là, les limites de ce système car il est devenu contraire aux aspirations de chacun dont l’objectif est de se réaliser dans son métier. Il est devenu contraire au développement même de l'esprit humain. J'ai passé un peu plus de 10 années dans la fonction publique, il m'a fallu longtemps pour comprendre cela. Ainsi, vaille que vaille, on choisira sans aucun doute d’abandonner ses aspirations et ses projets personnelles ou professionnelles au profit de la conservation d’un statut qui quoiqu’il arrive, assurera une rémunération jusqu’à la fin de sa vie. De là naît dans l’inconscient collectif, la recherche d’un modèle de vie celui du fonctionnaire au statut qui protège et rassure, mais qui s’inscrit dans une routine caractérisée par une peur du changement. Un modèle de vie qui a également appris à se méfier du secteur privé car il est plus exigent, jugé parfois infréquentable et surtout considéré comme étant contraire à ses propres valeurs.

Le second point révèle comment le système des concours est devenu une réelle contrainte en terme de recrutement de compétence.

La fonction publique en générale et à fortiori l’administration des archives, doit s’extraire d’une de ses principales contraintes en terme de recrutement de compétence, celles d’accueillir en son sein des agents qui ne sont pas des professionnels des archives et sous le seul prétexte qu’ils possèdent un concours, il s’agit là d’agent tout venant dont la motivation laisse trop souvent à désirer, sans parler des personnels affectés aux archives par mesure disciplinaire car inemployable ailleurs, ou qui demandent une affection aux archives pour se mettre à l’ombre. Et quoi que vous puissiez en dire, ceci n’est pas une caricature…

Le rapport du 20 février 2008 du conseil supérieur de la fonction publique territoriale relatif à la réforme de la filière culturelle (http://www.csfpt.org/fr/travaux/contenu.php?id=157) donne des éléments de réflexion en terme d’organisation permettant d’assurer au regard des processus de recrutement une certaine réactivité et une certaine qualité en terme d’adéquation entre les compétences des individus au regard des profils recherchés. Nous serions sans doute sur la bonne voie, si ce rapport eut fait état d’une ouverture nécessaire vers le secteur privé.

Cette réforme de la filière culturelle s’effectue dans un périmètre qui se cantonne à elle-même, nous sommes dans la case - secteur public - sans en sortir. Ainsi, en terme de recrutement, je ne vois pas d’éléments de réflexion ou perspectives données au regard du besoin nécessaire d’une ouverture vers le secteur privé. Une membrane imperméable se trouve encore officiellement érigée entre ces deux mondes.

Or, pour répondre complètement et concrètement à cette adéquation nécessaire entre la compétence des individus au regard des profils recherchés, cette réforme pourrait être complétée et parachevée, en émettant des propositions et des éléments de réflexion qui permettent de sortir d’elle-même, en considérant qu’une partie du vivier qui se trouve résider dans le secteur privé est un vivier intéressant, nécessaire, en terme de compétence propre à satisfaire des besoins.

En obligeant ce vivier à acquérir systématiquement un passeport d’entrée dans la fonction publique. Il est ajouté une contrainte supplémentaire propre à cloisonner le recrutement et à réduire la mobilité nécessaire d’un secteur vers l’autre. Cette mobilité public/privé est propre à développer et accroître le niveau de compétence de chacun, phénomène qui correspond également au souhait de chaque individu d’assurer pour soi-même un déroulement de carrière professionnel accompli et réalisé.

Je me suis toujours demandé à quoi servait réellement ce « sas » appelé « concours » par le franchissement duquel les individus seraient revêtus d’une onction qui leur procurerait toute vertu, respectant ainsi, la main sur le cœur, l’intérêt général et toutes les valeurs du service public. Alors je pose la question : As-t-on encore besoin de passer par ce « sas » obligé pour investir sa fonction ? Ne sommes nous pas arrivé à un stade de développement de l’esprit humain caractérisé par la responsabilité individuelle, permettant de prendre conscience seul, à partir du moment ou l’on s’engage dans une voie de respecter celle-ci et les valeurs qu’elle prône et/ou pourquoi pas, aidé par une sensibilisation intensive et accrue au gré de formations initiales et/ou répétées au cours de la carrière, et/ou réitérées à chaque passage d’un secteur vers un autre. Et pour s’assurer de la bonne réalisation des politiques publiques, mettre en œuvre des gardes fous reposant sur la responsabilité individuelle identifiée au regard du poste que l’on occupe et l’évaluation de l’action des agents au regard de l’emploi occupé. Cette évaluation sera effectuée par le biais de moyens déclinés (vision, mission, objectifs, résultats analysés objectivement). Par ailleurs, s‘agissant d’évaluer et de faire évoluer un organisme dans son ensemble, renforcer l’audit interne et externe, le management de la qualité, le dialogue de gestion. Dans ce cadre, je pose la question : Quelles sont les directions des archives départementales qui mettent en œuvre un système de management de la qualité, ou qui pratiquent l’audit interne ou externe ? Quels directeurs de service d’archives possèdent un tableau de bord de gestion ?

Alors vous allez me dire : « Et l’égalité d’accès à l’emploi ». L’accès à un emploi ne doit se faire que par le biais des seuls critères de compétence et d’expérience professionnelle permettant de révéler la valeur intrinsèque des candidats, analysée et évaluée collégialement et objectivement au regard du profil élaboré pour tenir l’emploi à pourvoir. Ce mode d’évaluation constitue de fait un choix objectif et égalitaire s’agissant d’une analyse et d’une considération des profils de chaque candidat sur un même plan et sous un même angle au regard du référentiel caractérisé par le profil d’emploi défini au départ (profil de poste). Je conçois que ce moment charnière du processus de recrutement doit être accompagné de toutes les précautions nécessaires, et dont il faudra laisser aux professionnels des RH le soin d’en délimiter les contours,  s’agissant de se préserver de dérives allant de la discrimination en passant par le choix partisan de tel ou tel, en dehors de critères objectifs entrant dans l’élaboration du profil de poste correspondant à l’emploi.

Les solutions possibles pourraient être les suivantes :

-une validation systématique du référentiel (profil de poste) au niveau de subsidiarité adéquat avant la diffusion de l’annonce de recrutement.

- une évaluation systématique et a posteriori du processus de recrutement par des instances indépendantes nommément désignées et pourquoi pas, appartenant à un autre domaine d’activité, chargées d’analyser la procédure au regard des dérives possibles (discrimination, choix partisan).

L’intégration dans la fonction publique des forces vives issues du secteur privé repose sur des contraintes et des barrières qui ne sont plus justifiées, favorisant ainsi une frange du vivier qui certes possède un concours mais pas forcément les compétences requises. Ainsi ces compétences venues du secteur privé doivent être intégrées sans contraintes, ni barrière, elles doivent être considérées comme une alliée précieuse permettant à l’administration des archives de se doter de collaborateur de valeur dont la présence permettra sans doute de redynamiser certains agents titulaires en poste dont la motivation se serait estompée. La mise en œuvre d’un tel processus libéré de la contrainte du concours doit être la preuve qu’une collaboration saine, fructueuse et décomplexée, est capable de s’instaurer dans notre profession, entre le secteur public et le secteur privé, là où l’un doit être riche des enseignements de l’autre.

Le défi à relever est immense car il s’attaque à des mentalités et des attitudes à changer en profondeur. Mais je dirai simplement que les tours de Babel ne résistent jamais, encore moins les châteaux et les villages d’irréductibles gaulois. Le sanctuaire finira par tomber, le processus de réforme en cours de la fonction publique aboutira certainement jusqu’à son terme, et sous les à-coups d’une nature humaine qui, quand bien même, reste lucide et responsable et qui sans état d’âme, n’hésitera pas à demander l’accélération des réformes d’un système qui va désormais à l’encontre de son développement.

Enfin pour rassurer notre collègue, il me semble que ni vos compétences et ni votre expérience ne doivent être remises en cause. Vous êtes simplement victime d’un système à bout de souffle et prisonnier de ses contraintes, ou l’on préfèrera recruter un agent titulaire dont les compétences en archivistique seront très moyenne mais sous le seul prétexte qu’il possède un concours. Dura lex, sed lex….

Le débat se poursuit concernant le sujet : « AAF – Gazette des communes », dont nous avons déjà fait référence. L’AAF publie un communiqué (voir ci-dessous in extenso) dans lequel une question majeure est abordée, celle de l’intervention des sociétés d’archivage. Il est bien évident, que nous sommes ici encore dans un schéma assez pervers avec une interprétation du sujet faite en terme de perte d’influence et non en terme de collaboration indispensable (public – privé). Schéma dans lequel, les services d’archives publics n’ayant plus les moyens de remplir la totalité de l’une de leur mission principale (collecte et traitement) laissent un espace vide dans lequel s’insèrent irrémédiablement les prestataires de service et dans ce cadre, considère cette intervention comme étant potentiellement nuisible, néfaste et l’interprète systématiquement en terme de perte d’influence. Et dans ce cadre, il est recommandé à juste titre par l’AAF la plus grande prudence s’agissant de l’intervention des sociétés d’archivage : « L’externalisation des archives est un processus complexe, et ne peut certainement pas être considérée comme une solution systématique »

Nous avons atteint un point d’évolution dans lequel, d’une part, il sera quasiment impossible aux services publics compte tenu des conjonctures de retrouver des moyens et des marges de manœuvres suffisant pour assurer en régie la totalité des missions qui lui sont dévolues en terme de collecte et de traitement des archives. D’autre part, le développement des sociétés d’archivage et autres cabinets de conseil a désormais atteint un niveau au regard duquel, il est quasiment impossible de remettre en cause leur influence, certaines sociétés ont plus de 15 ou 20 ans d’existence, elles emploient des centaines ou des milliers de personnes et certaines ont atteint un niveau d’expertise reconnu par la profession. Alors je pose la question, où se trouve l’issue, autrement que dans une collaboration nécessaire. Collaboration qui permettrait par ailleurs, de proposer aux services publics et sous le contrôle de l’administration des archives lorsque celle-ci ne dispose pas de moyens suffisants, des solutions d’archivage réactives et efficaces au regard des contraintes subies par ces mêmes services publics en terme de gestion de leurs archives.

Alors vous allez me dire que parmi ces sociétés, il y a encore beaucoup d’amateur et vous avez totalement raison. Dans ce cadre, je ne peux que saluer la rédaction de l’article 212-4 inséré au code du patrimoine (loi n°2008-696 du 15 juillet 2008) :

« Les administrations peuvent, après en avoir fait la déclaration à l'administration des archives, déposer tout ou partie de ces documents (archives n’ayant pas encore fait l’objet de sélection) auprès de personnes physiques ou morales agréées à cet effet par ladite administration. Le dépôt fait l'objet d'un contrat qui prévoit les conditions de sécurité et de conservation des documents déposés ainsi que les modalités de leur communication et de leur accès, du contrôle de ces documents par l'administration des archives et de leur restitution au déposant à l'issue du contrat. Un décret en Conseil d'Etat (à paraître) fixe les modalités de la déclaration préalable ainsi que les conditions d'octroi et de retrait de l'agrément des dépositaires, et précise le contenu des clauses devant figurer dans les contrats de dépôt. »….. « Les dispositions qui précèdent ne sont pas applicables aux archives des collectivités territoriales et des groupements de collectivités territoriales »

Cet article est d’une importance majeure, car il dessine les premiers contours d’une collaboration nécessaire entre services d’archives publics et société d’archivage. Si cette collaboration est maîtrisée comme le prévoit les éléments figurant dans l’article du code du patrimoine, elle pourra être la preuve que dans notre profession une relation entre secteur public et secteur privé  peut s’instaurer de manière saine, fructueuse et décomplexée.

Pour l’administration des archives, l’intervention des prestataires doit être regardée comme étant une alliée précieuse permettant aux services d’archives publics d’assurer une partie de ses missions et de remplir une partie des objectifs.

Pour les prestataires, cette opportunité doit être interprétée comme un gage de confiance, elle doit susciter un professionnalisme, une déontologie et un sens de l’éthique. Les agréments qui seront accordés aux prestataires devront prévoir l’obligation d’employer du personnel archiviste diplômé (pour les travaux de traitement des archives).

S’agissant du cas, des archives n’ayant pas encore fait l’objet de sélection, il s’agit principalement des arriérés non encore traités, voire des versements annuels qui en suivent (ne sont pas concernés par ce cas, les archives des collectivités territoriales et des groupements de collectivités territoriales) nous savons tous et a fortiori lorsque les volumes sont importants, lorsque les archives sont en vrac ou lorsque les locaux ne sont pas adaptés, qu’il est quasiment impossible in situ et à brûle-pourpoint de déterminer précisément et exhaustivement la part des archives définitives de celle des archives intermédiaires. Ainsi, lorsque le service public à fait le choix, au regard de ses contraintes, d’une externalisation de la conservation de ses archives, ce travail de tri consciencieux et exhaustif ne pourra se faire dans de bonnes conditions que dans les locaux du prestataire de service. Par ailleurs, en terme de surcoût pour ce type de prestation (notamment : frais de déplacement et/ou mise à disposition d’un archiviste sur site, etc.), il sera également préférable que ces travaux de traitement soient effectués dans les locaux du prestataire. Dans ce cas, il conviendrait de prévoir une restitution aux archives départementales, des archives dites définitives, immédiatement après l’achèvement des travaux de traitement. Et pour les archives intermédiaires conservées par le prestataire, soit le transfert aux AD pourra s’effectuer après l’échéance des délais de prescription réglementaires. Dans ce cadre, un plan de transfert pluriannuel aux archives départementales sera établit afin que l’administration des archives ait, en toute connaissance de cause, une droit de regard, de consultation et de contrôle sur les dossiers conservés par le prestataire. Soit la restitution des archives au déposant à l’issue du contrat.

Enfin, les bordereaux d’élimination seront soumis aux visas du directeur des archives départementales et du client (service public déposant) avant toutes destructions physiques des documents.

Je fais le vœu que ces quelques premiers éléments puissent figurer sur le décret d’application à paraître (décret en Conseil d’Etat).

 LE 3 SEPTEMBRE 2008 : COMMUNIQUE DE PRESSE DE L’AAF

L'Association des archivistes français réagit vivement à la publication de
la nouvelle publiée le 11 août 2008 p. 70 de la Gazette, intitulée «
l'archiviste ».

Ce texte, proposé comme une fiction, présente les archivistes municipaux de
façon négative mais nous laissons à son auteur la responsabilité de ses
fantasmes (bien éculés !) dans ce domaine.

Pour autant, nous ne pouvons en admettre la conclusion, qui affirme comme
une solution idéale l'externalisation des archives et le recours à une
société privée nommément désignée. Cette démarche s'apparente pour nous à
une publicité déguisée, d'autant que la société citée existe bel et bien.
Elle nie les compétences de l'ensemble des archivistes publics œuvrant au
sein des communes. Plus grave encore, elle témoigne d'une méconnaissance
certaine des textes législatifs. En effet, la loi 2008-696 du 15 juillet
2008 réaffirme l'interdiction aux collectivités de recourir aux organismes
privés pour la conservation externalisée de leurs dossiers définitifs,
interdiction déjà présente dans les textes antérieurs (regroupés dans le
code du patrimoine). Elle n’entrouvre la possibilité que dans des conditions
strictes et précises quant aux sociétés prestataires (les sociétés devront
être agréées par l’administration des archives) et quant à la nature des
fonds confiés (archives non définitives).

L’externalisation des archives est un processus complexe, et ne peut
certainement pas être considérée comme une solution systématique

L'Association des archivistes français conseille à l'ensemble des lecteurs
de la Gazette des Communes de consulter son site www.archivistes.org
<http://www.archivistes.org/> afin de mieux connaître les missions et les
compétences des services publics d'archives. L’archiviste professionnel, au
sein d'une commune, est un rouage indispensable pour un bon fonctionnement
administratif. Il est compétent pour organiser la gestion quotidienne de
l'information et des dossiers tout en étant capable de réfléchir au sein de
son institution à leur conservation pérenne et à la mémoire qui sera
transmise aux générations futures. Son expertise face aux enjeux de
l'archivage électronique est primordiale.
 

L’archiviste du XXIème siècle : artisan de la réactivité de l’administration face aux contraintes de l’archivage et acteur culturel indispensable.

Dans l’inconscient collectif, la profession d’archiviste renvoie aux travaux de classement ingrats de papier poussiéreux effectués dans la pénombre d’une cave ou d’un grenier par quelques individus introvertis confortablement installés dans leur bulle, un peu hors du monde. Il se dégage rarement une vision différente d’un archiviste manager et gestionnaire, sachant analyser et identifier les contraintes d’une situation et dont la contribution méthodologique et les qualités d’organisation permettent de mettre en œuvre les leviers indispensables au fonctionnement réactif des structures administratives au regard de la mise en œuvre de leur archivage. Il est encore moins perçu par le profane, le rôle culturel indispensable de l’archiviste, dont l’action aux yeux du commun des mortels, ira plutôt au bénéfice du bibliothécaire.
Le rôle de l’archiviste au XXIème siècle doit impérativement suivre l’évolution de la société, dans laquelle désormais, le premier rôle d’hier s’agissant de l’archiviste presque exclusivement « acteur culturel » devra être tout autant celui de l’archiviste « manager et gestionnaire » permettant d’une part, d’assurer la gestion efficiente du service dont il a la charge et d’autre part, répondre en tant qu’expert aux contraintes des administrations et proposer des solutions d’archivage réactives et efficaces.

I) L’archiviste « manager et gestionnaire » 

Certains archivistes cherchent la raison pour laquelle ils ont du mal à être respectueusement entendu s’agissant de la mise en œuvre des bonnes pratiques d’archivage, de la réglementation en vigueur ? Et dans ce cadre, pourquoi ont-ils du mal à se faire respecter ?
Pour acquérir ce respect, certains de nos collègues, (Cf. notamment - Gilles Désiré dit Gosset À quoi sert un archiviste départemental ? In http://elec.enc.sorbonne.fr/document346.html » prônent une attitude qui tend à mettre en valeur les caractéristiques principales d’hier qui ont fait la spécificité du métier d’archiviste, celles qui consistent avant tout à être des scientifiques. « L’archiviste est d’abord celui qui sait lire les textes anciens, qui sait les décrypter, les rendre intelligibles… » Ainsi, aux contraintes que posent désormais la gestion contemporaine des archives, il faut répondre par un étalage de connaissance en paléographie, philologie, codicologie, diplomatique, etc. Ne serions nous pas là en décalage total, devant ce que l’administration attend de nous, telles des statues pétrifiées au sein d’une société en mouvement. Je comprends que face à cette attitude décalée et jugée parfois arrogante, hautaine ou marginale, nos interlocuteurs soient totalement désemparés. Laissons ces qualités à l’autre volet de notre métier : l’archiviste en tant qu’acteur culturel indispensable, que nous développerons dans une seconde partie.
Pour acquérir ce respect, il s’agit bien d’une autre attitude dont il faut faire preuve, celle qui permet de donner à l’administration les leviers nécessaires permettant de résoudre toutes les contraintes majeures que posent la nécessité d’archiver. Quelles sont ces contraintes ? Je ne reviendrais pas sur l’analyse de celles-ci, je vous renvoie à mes articles précédents (Le petit monde des archives face à la révision générale des politiques publiques (RGPP) ; Projet de loi sur les archives : quels leviers choisir pour une application optimisée ? ; La DAF est morte, vive la DAF ! In http://ericmicaelli.over-blog.com/). Ainsi, dans ce domaine, ce que recherchent désormais nos interlocuteurs, c’est d’une part, une expertise qui repose sur une analyse exhaustive de leur contraintes et d’autre part, la capacité de mise en oeuvre de solutions d’archivage crédibles qui reposent sur le respect des contraintes identifiées (contraintes budgétaires, indisponibilité ou insuffisance des moyens et des ressources alloués, bureaux engorgés, espace de stockage indisponible, manque de réactivité dans la recherche et la communication des documents, absence de maîtrise du Knowledge management, etc). Ainsi, ce que l’on demande à l’archiviste ce n’est pas d’être, ni un financier, ni un comptable, ni un DRH… mais simplement d’être proche des préoccupations d’un gestionnaire, afin de comprendre ses contraintes et de mieux mettre en œuvre les solutions d’archivage proposées.

Un autre aspect de notre attitude a également le don d’agacer nos interlocuteurs : l’application froide de la réglementation sans discernement et sans se poser une seule seconde la question des contraintes qu’une telle application peut poser à son tour, en terme de mobilisation de ressources ou en terme de surcoût pour l’administration elle-même ou dans la mise en œuvre de prestation en surcoût par un prestataire de service. Nous sommes encore dans ce schéma vieillissant « la réglementation dit que ….. alors, elle doit être appliquée coûte que coûte…. » A croire que certains archivistes ne trouvent leur manière d’exister que dans l’application stricte de la réglementation. L’application de la réglementation, sans avoir non plus l’impression de transiger, doit tenir compte de la réalité des contraintes subies et sans en créer d’autres, surtout lorsque les moyens alloués ne le permettent pas. Dans ce cadre, s’obstiner pompeusement ou de manière arrogante, caché derrière son statut de fonctionnaire, contribue à perdre toute notion de crédibilité ou de respect tant recherché. La crédibilité et le respect s’apprennent dans la souplesse.
Il me semble que dans ce domaine, la place doit être également laissée à la responsabilité individuelle de chacun, sans quoi, il faudra toujours tout réglementer dans un monde asphyxié et impossible à vivre. Sur cette question et dans le registre du déroulement de carrière, il me semble également que le fait d’avoir exercé, même un court instant de sa vie professionnelle, dans le secteur privé, permet de comprendre cette réalité, dans laquelle, où, pour se protéger l’administration peut mettre en œuvre certaines aberrations réglementaires ou l’application très restrictive d’une réglementation devenue obsolète au regard de l’évolution des pratiques, des contraintes, des besoins et des mentalités. Cette attitude qui peut être nuisible, dans la mesure ou d’une part, elle verrouille l’efficacité de l’administration elle-même et d’autre part, freine toute initiative et capacité d’innovation. Dans ce cadre seul l’indispensable exercice d’une carrière professionnelle diversifiée dans le public et dans le privé, permettra d’en finir ou de réveiller certains de nos collègues encore confortablement installés dans leur tour de Babel ou leur sanctuaire…

L’archiviste gestionnaire efficient du service dont il a la charge : Certains d’entre nous exercent des responsabilités de directeur, de chef de service et cumulent souvent plusieurs casquettes (directeur, comptable, DRH, comme c’est le cas notamment dans certaines petites entreprises du secteur privé). Par l’exercice de ces responsabilités, certains s’écartent mais toujours avec regret, du travail scientifique de l’archiviste. Ceci est également une réalité et dans ce cadre, les responsabilités associées aux fonctions imposent nécessairement des qualités de gestionnaire qui s’apprennent pour la plupart d’entre nous sur le tas et pour les plus courageux lors de formations spécifiques. Un archiviste gestionnaire, oui, mais pourquoi faire ?
Dans notre domaine l’enjeu est très simple, il s’agit d’optimiser la gestion des moyens et des ressources alloués ou disponibles, permettant, de ne plus présenter la fonction archives, aux yeux de nos responsables et de nos élus, comme un centre exclusif de coût, sans une recherche minimale d’optimisation, sans apport substantiel de valeur ajoutée ou de gain de productivité pour les services publics eux-mêmes, ou sans apport d’un minimum de profit pour le secteur privé ou mixte.
Pour cela un certain nombre d’outil sont à notre disposition : sans compter sur les qualités innées pour certains d’entre nous, d’organisation, d’optimisation,  de rigueur dans le travail ou de gestionnaire en bon père de famille. Certaines techniques de gestion viennent compléter cela, il s’agit notamment, du management de la qualité, du contrôle de gestion, de l’audit. Alors, je pose les questions suivantes : Quand verra-t-on la majorité des directions des archives départementales certifiées ISO 9001 ? Quels directeurs d’archives départementales utilisent régulièrement un tableau de bord de gestion muni d’indicateurs pertinents et réalistes en adéquation avec les objectifs du Conseil général et de la sous-direction de tutelle du ministère de la Culture ? Quelles directions des archives départementales réalisent régulièrement des audits internes ?

Sur le registre de la crédibilité : Ce n’est, d’une part, que par la mise en œuvre de services d’archives qui savent optimiser leur gestion et d’autre part, dans la capacité d’apporter des solutions crédibles aux contraintes d’archivage subies par l’administration que nous parviendrons à gagner cette reconnaissance et ce respect tant recherchés. C’est par cette crédibilité retrouvée que nous parviendrons à justifier l’allocation et l’emploi de ressources suffisantes au regard des missions à accomplir et dont l’utilité des crédits ne fera plus aucun doute aux yeux de nos responsables, élus ou gestionnaires de crédit.

Sur le registre des gains de productivité et des marges de manœuvres retrouvées : seule une bonne gestion efficiente de nos services permettra certainement d’augmenter substantiellement des crédits parfois trop courts, mais nécessaires d’une part aux opérations de mise en valeur du patrimoine (expositions, colloques, conférences, etc.), d’autre part, et parfois encore plus, à l’autre de notre cœur de métier : contrôle, collecte, classement et conservation.

II) L’archiviste « acteur culturel indispensable » ou le triomphe de la communication

La Communication, sans doute le maître mot, pour assurer nos missions qui relèvent du cœur de métier :

1 - Mise en valeur et transmission du patrimoine,
2 - Contrôle, collecte, classement, conservation.

La Communication mise en œuvre doit correspondre au double rôle des archives (historique, administratif). Les archives comme vecteur de communication tourné d’une part, vers le monde des historiens, de l’Education nationale (établissements scolaires et universités), des chercheurs, des érudits, avec comme objectif premier la mise en valeur et de la transmission du patrimoine. D’autre part, vers le monde administratif mais aussi les prestataires de services avec comme objectif premier de maîtriser les processus de contrôle, de collecte, de classement et de conservation.

Vous vous doutez bien que dans l’un et l’autre cas le discours et l’argumentaire choisis devront être différents : dans un cas, il faudra mettre en valeur toutes nos connaissances scientifiques et historiques et c’est ici que nos connaissances en paléographie, philologie, codicologie, diplomatique, etc… prendront tous leurs sens pour aider et promouvoir la recherche, la production historique et universitaire, la mise en valeur de notre patrimoine. Dans l’autre cas un argumentaire plus administratif qui mettra en valeur la nécessité dans nos nouvelles organisations, d’optimiser les moyens et les ressources, de trouver et mettre en œuvre les meilleures solutions d’archivage pertinentes et crédibles. Quel argumentaire des plus surprenants aux yeux de nos interlocuteurs, et qui plus est, de la part d’un archiviste…! Il me semble que c’est sur ce terrain qu’il faut agir….

Ainsi, vous comprendrez bien qu’être exclusivement archiviste « acteur culturel » en laissant de coté la dimension de l’archiviste « manager et gestionnaire », c’est laisser un espace vide au regard de ce double rôle indispensable à tenir. Cet espace souvent laissé en friche, dans lequel se sont insérés irrémédiablement les prestataires de services et les cabinets de conseils. Cette intervention est salutaire, elle doit être désormais considérée comme une alliée précieuse permettant aux services d’archives publics d’assurer une partie des missions et de remplir une partie des objectifs. Ces relations doivent être la preuve qu’une collaboration saine, fructueuse et décomplexée, est capable de s’instaurer dans notre profession, entre le secteur public et le secteur privé, là où l’un doit être riche des enseignements de l’autre. Si le secteur public a besoin des méthodes et techniques de gestion et d’organisation réactives mises en œuvre par le secteur privé. Le secteur privé aura besoin des connaissances scientifiques héritées du secteur public, en terme de gestion des archives.

Alors, serez-vous l’archiviste du XXIème siècle… ?

Crée en 1897 au sein du ministère de l’instruction publique (direction des archives et bureau des archives départementales et communales), elle prend le nom de direction des archives de France (DAF) en 1936. En 1959, elle est rattachée au ministère des affaires culturelles.

Notre vénérable institution sera prochainement intégrée au sein de la direction du patrimoine (architecture, archives, musées, patrimoine monumental, archéologie) du ministère de la culture et de la communication, dans le cadre de la mise en œuvre de la révision générale des politiques publiques (RGPP). Faut-il se réjouir de ce changement… ou en pleurer ? Je pense que la question n’est pas vraiment là. Au-delà de toutes les polémiques, des encouragements vains à la révolte sous le coup d’un conservatisme latent. Ce qui est vraiment en jeu, c’est de démontrer que nous sommes capables de nous adapter à notre temps et aux évolutions de la société. Gageons simplement que ce changement majeur permettra d’une part, de se tourner vers une efficacité et une réactivité dans notre action et d’autre part, d’adapter le fonctionnement de l’institution tout comme la gestion des archives elles-mêmes aux contraintes et aux exigences nouvelles. Quelles sont-elles ?

- Se doter de personnel dont les compétences correspondent à l’emploi tenu, à la faveur d’un recrutement efficace et réactif. Je ne reviendrais pas ici sur ce thème, je vous renvoie à un article précédent « Le petit monde des archives face à la révision générale des politiques publiques (RGPP) » (http://ericmicaelli.over-blog.com/)

- Assurer le développement des nouvelles technologies et dans ce cadre, être une force d’expertise au profit des services d’archives eux-mêmes et des administrations demandeurs.

Il faut relever les défis d’un archivage électronique maîtrisé (sans quoi l’administration deviendrait amnésique !), des supports et médias fiables nécessaires au stockage des données, de la gestion électronique de document (GED), de la numérisation, des logiciels libres et propriétaires, etc… Sur ces sujets en perpétuelles évolutions, qui font désormais partie de notre cœur de métier, les archivistes ont aussi leur mot à dire… et non des moindres.

- Mettre en place les nouveaux modes de gestion permettant d’optimiser la gestion des ressources et des moyens alloués et permettant dans ce cadre, de ne plus présenter la fonction archives, aux yeux de nos responsables et de nos élus, comme un centre exclusif de coût, sans une recherche d’optimisation, sans apport substantiel de valeur ajoutée et de gain de productivité pour les services publics eux-mêmes, ou sans apport d’un minimum de profit (établissement, service d’économie mixte, secteur privé). Sur ce thème, je vous renvoie également à l’article « Le petit monde des archives face à la révision générale des politiques publiques (RGPP) ».  (http://ericmicaelli.over-blog.com/)

- Répondre aux contraintes des administrations s’agissant d’assurer pour celles-ci et sans rupture de charge, d’une part, la collecte des archives permettant de désengorger des locaux trop souvent encombrés, et d’autre part, une restitution réactive et à la demande des documents collectés, et conservés dans les services d’archives. Quelles évidences me direz-vous car cela constitue notre cœur de métier et pourtant ! Combien d’administration, combien de collectivité, combien d’établissement voient leurs locaux encore saturés par de vieux dossiers dont ils ne savent plus quoi faire ? Et face à ces contraintes majeures, les solutions apportés par l’administration des archives sont-elles toujours suffisantes ou en adéquation ?

Sur ce thème, il subsiste encore certains errements anciens toujours utilisés. Ils consistent à imposer aux agents d’un service public la réalisation des travaux d’archivage avant versement. Il me souvient d’une question fort pertinente posée sur notre forum, dont je vous livre à nouveau la substance : « Quelle est la part du temps consacré par un agent aux travaux d’archivage réguliers … et de classement… ? A-t-on des estimations, des moyennes sur ce sujet qui pourraient faire l'objet d'un argument fort lors des débats avec les services producteurs sceptiques ? ».

Les réponses ont été assez unanimes, dont certaines issues de l’étude de l’UCANSS. Réponse : Temps moyen consacré à l’archivage, un (1) jour par an, pas plus (sic) ; temps consacré au classement et à la recherche de documents, de 20 à 40% du temps.

Si les agents apportent une attention très particulière au classement de leur archives courantes dans la perspective d’une recherche, très souvent urgente, il va de soit que le temps consacré aux travaux d’archivage est quasi insignifiant. Cependant en l’absence d’inventaire des dossiers d’archives  intermédiaires là où la mémoire des agents devient très défaillante, les recherches prennent souvent des heures… et ne parlons pas des archives définitives lorsque celle-ci sont encore détenues par les services… Ainsi, il est toujours considéré dans l’inconscient collectif que le temps consacré à l’archivage pourrait être sans nul doute mieux employé ailleurs, là où l’urgence devient le quotidien, mais sans doute pas pour des travaux qui somme toute sont considérés comme fastidieux ou ingrats, sans cesse reportés aux calendes grecques. Ceci est une réalité, d’autant plus affirmée aujourd’hui, qu’elle est le fruit d’une évolution de nos sociétés contemporaines où tout va très vite et qui a désormais besoin de réactivité et d’efficacité. Il nous faut désormais prendre en compte cette réalité pour mobiliser les moyens adéquats.

Ainsi, je pose les questions suivantes : l’institution en l’état, est-elle actuellement capable d’une part, d’insuffler une dynamique propre à relever ces défis et d’autre part, de contribuer à une mobilisation des moyens nécessaires ? Des mentalités ne doivent-elles pas être changées ? Dans ce cadre, l’opportunité d’une telle réforme ne serait-elle pas salvatrice ?

Le cœur de métier de la DAF est l’élaboration et/ou la mise en oeuvre des normes, de la réglementation technique et du contrôle scientifique, de l’animation du réseau des archives à un niveau interministériel.  La question qui doit être posée est de savoir si désormais nous avons besoin d’une direction complète avec autant de personnel (« une batterie de conservateurs et /ou de chargés d'étude documentaire, d’attachés, etc. ») pour assurer convenablement ces missions ? Dans ce cadre, est-ce que les moyens alloués en ressources humaines, en quantité et en qualité, correspondent-ils toujours aux missions ? Au sein des missions de la DAF, n’y a-t-il pas des fonctions doublons à mutualiser, subsiste-t-il des fonctions anciennement crées par empilement sans vison ou cohérence d’ensemble à l’époque ? A-t-on absolument besoin d’un statut de direction à part entière pour intervenir à un niveau interministériel ? Et dans ce cadre, un statut de sous-direction ne suffirait-il pas ?

Si la réponse à ces questions est majoritairement le OUI, alors pour certains d’entre nous, il ne restera que la nostalgie indélébile des temps anciens, sans doute considérés comme merveilleux. Mais, perpétuellement traumatisés par la peur de l’inconnu et l’adaptation nécessaire au changement.

Le projet de loi a été adopté par le Sénat en seconde lecture lors de la session du 15 mai 2008.

http://www.senat.fr/dossierleg/pjl05-471.html

Sur l’article 11

Délai de communication des documents concernant la vie privée fixé à 50 ans (au lieu de 60 ans) (Rapporteur).

Délai de communication des dossiers relatifs aux agents spéciaux et de renseignement fixé à 100 ans (au lieu d’un statut d’incommunicabilité définitive) et délai de communication des données issues des recensements fixé à 50 ans (au lieu de 100 ans) (Rapporteur).