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2 décembre 2014 2 02 /12 /décembre /2014 17:43

Archivistes-Experts

 

Conseil – Expertise – Formation - Travaux d’archivage

 

Eric MICAELLI vous accompagne dans vos problématiques d'archivage :

 

  • Conseil et expertise en archivage : Vous souhaitez organiser et donner plus de dynamisme au fonctionnement de l'archivage de votre structure. Nous vous proposons une étude complète d'organisation des processus d'archivage suivie de prescriptions proposées à la gouvernance permettant la mise en place d'un fonctionnement réactif et efficace (optimisation de vos arborescences Windows, mise en place d'un plan de classement, d'un tableau de gestion des archives, de procédures d'archivage, formation de correspondants archives, rédaction de cahier des charges, etc.).

 

  • Formation : Nous nous adaptons aux besoins de nos clients au regard des thématiques souhaitées de formation en intra ou en inter-entreprises. Consultez notre catalogue de formation 2015, en inter-entreprises.

 

  • Travaux d'archivage papier : Les documents encombrent vos locaux, vous ne disposez plus d'espace disponible et vous ne savez pas par quel bout commencer ! Nous assurons les travaux d'archivage à votre place (tri, classement, inventaire, destruction de documents périmés, consultation de documents demandés par vos collaborateurs).

 

  • Mise à disposition d’un archiviste dans vos locaux un jour par semaine (ou plus, ou moins, selon vos besoins) : Gestion des locaux d’archivage, prise en charge régulière des versements d’archives produits par les bureaux, mise à disposition des archives demandées en consultation par les collaborateurs, destruction régulière des archives périmées.

 

  • Numérisation : La mise en place d'une chaîne de numérisation dans vos locaux permet de dématérialiser les documents vitaux afin d’améliorer la recherche, l'accès, la conservation, d’assurer la sécurité et la pérennité de vos données.

 

  • Archivage électronique : La conduite d'un projet d'archivage électronique est le seul garant de la préservation pérenne de l'information (preuves juridiques et historiques). Ce projet ne peut se concevoir que collectivement, en faisant intervenir plusieurs compétences (managers, utilisateurs, opérationnels, informaticiens, archivistes, qualiticiens, correspondant informatique et liberté, etc.). Nous assurons dans ce cadre, la conduite de projet ainsi que l'étude organisationnelle préalable à la mise en place d'un système d'archivage électronique (études d'organisation et des processus d'archivage, études des systèmes d'information utilisés, proposition à la gouvernance d'un schéma et des solutions d'implémentation, rédaction d'un cahier des charges et montage d'un dossier d'appel d'offres, préparation à la conduite du changement).

 

Nos références

 

Fort de 20 ans d'expérience, Eric MICAELLI exerce son savoir-faire dans tous les secteurs d'activités :

- Etat, collectivités territoriales et établissements publics ;

- Industries et sociétés de services (Grands groupes et PME) ;

- Hôpitaux et cliniques ;

- Assurances, mutuelles, protection sociale ;

- Etablissements d'enseignement et centres de formation ;

- Banques et établissements financiers ;

- Professions libérales (médicales, juridiques, experts comptables, etc.) ;

- Cabinets d'expertises, bureaux d'études ou d'ingénierie ;

- Architectes ;

- Chambres consulaires, ports, aéroports ;

- Bailleurs sociaux;

- Associations.

 

Notre région de prédilection

 

- La Réunion ;

- Mayotte ;

- Maurice ;

- Madagascar.

 

Mais, nous intervenons en tout lieu, selon les souhaits de nos clients.

 

Contact 

 

Archivistes Experts - Eric MICAELLI - BP 80139 - 97491 Sainte-Clotilde Cedex

Tél : 0692 51 28 36

Courriel : contact@archivistes-experts.fr

Site Internet : www.archivistes-experts.fr

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26 septembre 2012 3 26 /09 /septembre /2012 22:36

 

Ce post possède un but informatif et de partage d'expérience, il n'a aucune visée publicitaire pour les prestataires cités.

 

Maarch, une des spécialistes des solutions de systèmes d’archivage électronique (SAE) et de gestion documentaire en open source et Archimaine, un des spécialistes des solutions de numérisation, d’hébergement et de diffusion en ligne ont organisé un séminaire commun à Paris sur le thème « Enjeux de l’archivage électronique – Collecter, Conserver, Classer, Communiquer » (vous avez reconnu nos 4 « C » que nous connaissons tous car ils constituent les missions d’un service d’archives public, il manquait dans l’intitulé le 5ème « C » Contrôler (contrôle scientifique et technique) puisque le système proposé permet d’aborder une partie de cette mission de contrôle. Ainsi et vous l’aurez compris ce partenariat entre ces deux prestataires à clairement pour objectif de proposer une solution qui couvre l’ensemble des missions d’un service d’archives public.

Ce séminaire séduisant à plus d’un titre, ne s’est pas démenti, en effet l’intérêt principal était d’assister à une démonstration d’un système qui pour la première fois donne une vision qui prend en compte la totalité du cycle de vie des documents. Le système trouve tout naturellement sa légitimité en se référant et en mettant en œuvre les normes existantes en terme de  records management et d’archivage électronique ; Et la vision proposée répond clairement aux questions suivantes, importantes et récurrentes (pour ceux qui me lisent sur ce forum ou ailleurs) : Où vont être transférés les documents ayant une valeur historique et patrimoniale ? Quels documents possèdent une valeur vitale ? Quels documents n’ont aucune valeur probante ? Quelles sont leurs durées d’utilité (DUC, DUA, durée de conservation) ? Qui les produits ? Comment sont organisés les services qui les produisent ? Quels systèmes d’information utilisent-ils ? Les jalons de  validation, DUC, DUA, sont-ils pris en compte dans l’appréhension du cycle de vie, etc, etc.

 

1) Maarch : 

 

Description succincte des fonctionnalités mises en oeuvre, pour en cerner les principes : 

 

*Au sein du SAE est prévu un espace individuel dit « Espace collectivité » géré par les services versants eux-mêmes (chaque service versant possède donc son espace dans lequel il gère ses archives courantes après validation). 

 

- Transfert des documents par les services versants dans leur espace individuel après validation (1er jalon du cycle de vie des documents).

- Versement des documents par les services versants aux AD après durée d’utilité courante (DUC) (2ème jalon) (archives intermédiaires), il s’agit de versement mixte composé de documents sur support papier et sur support électronique (le formulaire de bordereau de versement en ligne prévoit ces deux options).

- Création d’un bordereau de versement mixte en ligne au format XML avec les champs suivants : 

. Définition du support des documents : papier et/ou électronique

. Provenance (description du producteur - norme ISAAR/CPF) : Nom du service producteur, Nom de la direction, Nom du bureau ou cellule, Nom du correspondant archives, etc…

. Description du versement (documents versés - Norme ISAD/G) : Cote, description, niveau de description (documents, sous-dossier, dossiers, répertoire) dates extrêmes + référence à la convention d’archivage établie en amont entre le service producteur et le service d’archives (plan de classement,  DUC, DUA, durée de conservation, communicabilité, restriction d’accès (code SEDA), documents vitaux, niveau de service demandé (délais de restitution ou de mise à disposition des documents vitaux (niveau normal, bas, moyen, haut), format des fichiers à la création, conversion des fichiers au format prévu pour une conservation à long terme (à noter que Maarch est confronté au problème de conversion automatique des fichiers vers des formats pérennes, la conversion est manuelle réalisée par les utilisateurs ou l’administrateur), volumétrie des documents versés, nombre de versement transféré par jour, nombre de documents par transfert, poids maximum (octets) des lots de documents versés, etc.

- Impression du bordereau joint avec les archives papier versées

- Transfert du bordereau électronique accompagné du lots de documents  (transfert par WAARP : transfert distant sécurisé de fichier (Technologie mise en œuvre par Maarch pour la gendarmerie (DGGN) pour rapatrier les procès-verbaux)

 

*Espace commun ou salle de tri virtuelle, géré par les archives départementales (archives intermédiaires et définitives)

 

- Les AD reçoivent des services versants les versements dans un sas ou corbeille après la DUC des documents, les AD procèdent à la vérification des versements sur les critères suivants : 

. Identité du service versant

. Contrôle d’empreinte des documents signés électroniquement

. Profil SEDA

. Contrôle manuel via workflow

. Format PRONOM à l’aide de la bibliothèque DROID ou MIME

. Taille maximale autorisée

 

- Traitement des versements par les AD

. Enrichissement du bordereau de versement (Indexation application du thésaurus W, recotation éventuelle, enrichissement d’analyse, localisation des archives papiers, etc…), 

. Intégration du bordereau de versement dans la base de données,

. Elimination ou conservation en archives définitive après DUA (3ème jalon)

 

Voir la présentation de Maarch : http://fr.slideshare.net/Maarch92/pres-maarch20120925-collecte-et-conservation

 

2) Archinoe :

 

Description succincte des fonctionnalités mises en oeuvre, pour en cerner les principes : 

 

- Gestion des archives définitives : enrichissement des bordereaux de versement produits dans Maarch, par traitement en format EAD, EAC, OAI, SKOS, etc.

- Gestion des contenus en frontal (portail web - publication d’inventaire et des documents définitifs natifs versées ou des archives patrimoniales sur support physique ayants fait l’objet d’un programme de numérisation), 

- Recherche des documents à l’aide du moteur de recherche, en full texte et thésaurus,

- Espace sécurisé des lecteurs sur le principe de la gestion d’un panier de commande des documents papier demandés en consultation, consultation en ligne des documents patrimoniaux numérisés et des documents natifs versés s’ils sont libres d’accès en terme de communicabilité. 

- Mise en valeur du patrimoine par la construction d’exposition virtuelle, notamment.

 

Voir la présentation d’Archinoe : http://fr.slideshare.net/Maarch92/pres-archimaine20120925

 

3) A savoir : 

 

Cette solution est mise en œuvre notamment dans le cadre du projet conduit par le Syndicat Intercommunal des Collectivités Territoriales Informatisées des Alpes - Maritimes (SICTIAM) et sa plate forme ARMON-e mise en œuvre avec l’aide du service des archives départementales et du service des archives du centre de gestion de la fonction publique territoriale. Inauguration de cette plate-forme - Le 4 octobre 2012, à Nice, qu'on se le dise ...!

 

3) En conclusion : Que dire de ce type de projet ?

 

L’archivage d’objet numérique par rapport à l’archivage papier, nécessite impérativement la mise en place d’une organisation particulière et normalisée basée sur une approche par les processus, impérative, permettant une modélisation optimale du système, proche des besoins recherchés. Cette vision apporte une véritable opportunité en terme d’organisation de l’archivage papier. Considéré jusqu’ici comme étant le parent pauvre, l’archivage papier reprend toute sa place et est remis au coeur des préoccupations à la faveur de la mise en oeuvre de systèmes de gestion dit « mixte ». En effet, au travers de ces systèmes, chaque utilisateur s’inscrit désormais dans une organisation dans laquelle il devient un véritable acteur de la gestion des documents et des données d’activité qu’il produit mais aussi de l’archivage en bout chaîne et cela quel que soit le support.  

Les archives numériques représentent une formidable opportunité pour les services d’archives  en leur permettant de faire bénéficier la communauté de leurs compétences métiers, en terme de collecte, de conservation, d’organisation de données, d’analyse, de description, d’indexation, de classification, de communication, de valorisation, et de contrôle.

 

Tout projet d’archivage numérique commence par une étude au sein de l’organisation, afin d’identifier les services producteurs, de qualifier les besoins, d’évaluer les vecteurs de transmission, de vérifier l’adéquation du dispositif envisagé avec une politique d’archivage type, et de définir différentes étapes de mise en œuvre. Le partenariat avec les différentes entités concernées est d’emblée primordial pour permettre de gérer correctement le cycle de vie des documents. Pour qu’un projet d’archivage électronique soit viable et pérenne, des investissements conséquents doivent être réalisés, du fait de la complexité de ce type de projet ; de ce fait une mutualisation des moyens devient indispensable. Le retour  sur investissement, quant à lui,  ne doit pas forcément être recherché d'un point de vue purement financier, mais au contraire par l’augmentation de l’efficacité, de la réactivité et de la qualité des informations accessibles par le plus grand nombre. Un système d’archivage bien construit doit permettre d’analyser, grâce à des outils comme les moteurs de recherche, ces bases informationnelles afin d’en ressortir d’une part, une véritable connaissance dans le cadre de la gestion des activités d’une organisation et d’autre part, d’enrichir le patrimoine numérique destiné à être valorisé par l’action culturelle.

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21 mai 2012 1 21 /05 /mai /2012 17:09


La presse spécialisée en technologie de l'information, documentation, archives, en informatique, etc. consacre de nombreux articles au records management, aux systèmes d’archivage, à la gestion électronique de document, à l’archivage électronique, à la signature électronique et à la valeur probante des documents, à la dématérialisation, etc. Les réseaux sociaux tels LinkedIn ou Viadeo sont le lieu de débats fructueux mais aussi le lieu de promotion des systèmes d’archivage propriétaires ou open source des éditeurs, intégrateurs, etc. En lisant ces revues spécialisées et en participant à ces réseaux sociaux, nous avons l’impression que ces questions se situent au cœur des préoccupations de toutes les organisations publiques et privées quelles qu’elles soient et que celles-ci sont prises à bras le corps par les décideurs. Mais la réalité est toute autre.

En définitive, il existe encore, à l’heure où nous écrivons ces lignes, un décalage entre ce foisonnement de débat et de promotion relatifs aux systèmes d’archivage et la réalité vécue au sein des organisations au regard de la mise en œuvre de ces systèmes. En fait, de nombreuses organisations publiques et privées ne disposent pas de solutions et les directions n’envisagent pas systématiquement de s’en doter.

Malgré les exigences législatives et réglementaires : loi pour la confiance dans l'économie numérique, directive européenne sur un cadre communautaire pour les signatures électroniques, loi Sarbanes-Oxley relative à la transparence financière des sociétés cotées en bourse, la loi française sur la Sécurité  financière qui organise un contrôle légal des comptes des sociétés qui font appel à l’épargne et aux sociétés anonymes, les accords de Bâle qui accentuent la réflexion sur l’encadrement de la gestion des établissements bancaires, mais aussi le cadre normatif (normes ISO 30300, ISO 15489, ISO 16175, ISO 14641-1, NF 42-020, etc.). Les projets de systèmes d’archivage ont du mal à sortir des cartons et à voir concrètement le jour. Ils ne concernent souvent qu’une partie bien ciblée des organisations, une direction particulière, sans couvrir la totalité de l’organisation concernée.

Un sondage auprès des grandes entreprises françaises montre que l’archivage électronique des documents originaux en est encore au stade de veille technologique ou au mieux au stade de prévision budgétaire. Moins de 10 % des entreprises françaises ont actuellement un système

d’archivage. Sur une même période, 90 % des multinationales installées en Europe sont

équipées d’une solution d’archivage (notamment en Grande-Bretagne et en Allemagne) (1).

Au-delà des freins principaux relatifs au volet financier au regard d’organisations budgétairement contraintes, ou au volet ressources humaines par le manque de compétence en interne, ou encore au volet technologique jugé encore peut fiable par certain, les facteurs qui freinent l’émergence et la concrétisation des projets concernent trois volets principaux : 

- Très clairement le volet culturel au regard de bouleversement des mentalités et plus précisément en terme de conduite du changement que les décideurs devront assumer de fait, car la mise en place d’un système d’archivage remet en question fatalement la pratique quotidienne des métiers et le fonctionnement de l’organisme. A-t-on peur de faire le grand saut en bouleversant les pratiques quotidiennes ? Ne souhaiterions-nous pas bousculer trop brutalement ces pratiques ? Certains ne préféraient-ils pas attendre le départ à la retraite d’une partie de leurs collaborateurs ? Faudra-t-il qu’une génération passe, celle de collaborateurs actuellement aux affaires et culturellement non-adaptés ?  Cette constatation montre que le « tempo » de l’humain est clairement inadapté au « tempo » technologique…

- Le volet technique, au regard d’une vision étriquée ou clivante du cycle de vie du document qui renvoie dos à dos records managers et archivistes, et dans laquelle le traitement des documents est réalisé en absence de linéarité. Les projets sont réalisés soit très en amont du cycle de vie, avant le jalon de la validation des documents (les gestions électroniques de documents (GED)), ou avant le jalon de la durée d’utilité administrative (DUA), (les systèmes d’archivage électronique (SAE)), soit très en aval après le jalon de la DUA, (les plates-formes d’archivage électronique (PAE)). Ces projets sont menés trop souvent, sans tenir compte les uns des autres, situés en amont ou en aval et sans interopérabilité. Pour exemple, se pose-t-on souvent la question suivante : Où vont être transférés les documents ayant une valeur historique et patrimoniale ?

Henri Zuber, responsable des archives de la SNCF, disait déjà très pertinemment en 2005 : « On ne pourra se poser la question de la disparition du papier qu’à partir du moment où l’on aura pleinement positionné l’archivage comme une donnée fondamentale du cycle de vie du document, la phase finale « d’archives ». Etant donné la manière dont les archives et la conservation sur le long terme sont traitées à l’heure actuelle, nous ne sommes pas prêts en France. Nous abordons ces questions uniquement sous un angle logistique, et nous sommes dans une logique d’augmentation des volumes. Aujourd’hui, pour améliorer la gestion des archives et donc réduire les volumes, il faut repenser l’archivage dans une logique de records management (2). »

Les raisons qui peuvent également expliquer ce retard français, au-delà des considérations culturelles évoquées plus haut, sont dues au fait qu’aucun texte en France ne définit la manière dont un système de gestion et d’archivage de documents électroniques doit être conduit et implémenté. Certes, certaines normes existent, elles sont citées plus haut, elles viennent accompagner des manuels et méthodes : DIRKS (Australie), Parbica (Pays du pacifique), Moreq (DLM Forum), etc. Tous ont été simplement traduit en français et très rarement diffusés (sauf Moreq) pour cause de droits d’auteurs notamment. Pour contribuer, à décomplexer nos freins culturels et palier au manque cruel d’une méthode et d’un modèle libre, de conception d’un système de gestion et d’archivage électronique devenu indispensable. Il serait désormais primordial de se doter d’un manuel ouvert et partagé qui fait appel aux contributions de professionnels et d’experts.

 

Qu’est ce qu’un système de gestion et d’archivage électronique ?

 

1) La gestion des documents électroniques est située au début du cycle de vie depuis la création ou la capture par le système jusqu’au jalon relatif à la durée d’utilité administrative (DUA) qui en détermine la destruction ou l’archivage pour des raisons historiques ou patrimoniales. La gestion des documents a pour objectif final de conserver les preuves fiables des transactions d’affaires de l’organisme producteur qu’il soit public ou privé,

La gestion des documents comprend les processus suivants :

- La création ou la capture ;

- L’utilisation (droit d’accès, « workflow », travail collaboratif, « versionning », modification, recherche, restitution, consultation) ;

- La validation (1er jalon) (signature électronique) ;

- La conservation à long terme des documents validés à valeur probante, conservation qui garantit la lisibilité, l’authenticité, l’intégrité, la pérennité, la fiabilité (coffre fort numérique de l’organisme producteur) ;

- Evaluation après DUA (2ème jalon) (délais de prescription, durée de conservation, sort final)

- Le transfert après la DUA (2ème jalon) depuis un système de gestion vers un système d’archivage à long terme des documents d’intérêt historique et patrimonial :

- La destruction après DUA (2ème jalon)  des documents n’ayant aucun intérêt historique et patrimonial.

 

2) L’archivage des documents électroniques est situé à la fin du cycle de vie des documents depuis la DUA.

La gestion des documents a pour objectif final la conservation à long terme illimitée des documents pour des raisons historiques ou patrimoniales.

L’archivage des documents comprend les processus suivants :

- Le versement, l’import, la capture des documents ayant un intérêt historique et patrimonial ;

- La conservation qui garantit la lisibilité, l’authenticité, l’intégrité, la pérennité, la fiabilité ;

- L’utilisation (droit d’accès, communicabilité, recherche, restitution, consultation, mise en valeur historique et patrimoniale).

 

Certains collègues préconisent le transfert des documents validés directement dans le système d’archivage sans passé par une phase intermédiaire de conservation à long terme au sein de l’organisme producteur. Cette vision s’explique par le fait d’assurer directement et le plus rapidement possible la préservation du document validé au regard des critères de lisibilité, d’authenticité, d’intégrité, de pérennité, de fiabilité qui qualifient la conservation à long terme.

S’agit-il d’une vision trop précipitée ou dogmatique ? Ce point étant en effet, l’objet de débat entre professionnels et experts.

Dans la mise en œuvre pratique et au quotidien, il s’avère cependant que cette vision soit véritablement contraignante pour les administrateurs du système d’archivage confrontés à des versements, imports ou captures à flux tendu de tous les documents validés de tous les services producteurs dont ils ont la charge. Pour exemple, dans le cas d’une plate-forme d’archivage électronique gérée par un service d’archives public (archives départementales, etc.), ce processus risque d’être très rapidement submergeant pour les administrateurs. Une vision plus pragmatique et raisonnable consisterait à conserver à long terme les documents électroniques validés à un stade intermédiaire dans le service producteur à charge pour lui de mettre en place au sein de son système de gestion des documents, toutes les garanties permettant la lisibilité, l’authenticité, l’intégrité, la pérennité, la fiabilité qui qualifie la conservation à long terme des documents, par le biais par exemple de coffres forts numériques (norme NFZ 42-020), etc.) interopérables et techniquement compatibles permettant un transfert régulier vers le système d’archivage qui doit garantir également la conservation à long terme des documents ayant un intérêt historique et patrimonial.

 

Eric MICAELLI

 

Cet article fait suite aux fructueux débats initiés sur les blogs et réseaux sociaux suivants :

 

- LinkedIn : Communauté records management de l’AAF: http://www.linkedin.com/groupItem?view=&gid=4344984&type=member&item=114481212&qid=f94ab4f0-543d-4f55-86ff-27e164a84286&trk=group_most_popular-0-b-ttl&goback=%2Egmp_4344984

- Blog : Le présent d'hier et de demain

http://present-hieretdemain.tumblr.com/post/22661817291/les-mains-dans-le-cambouis-et-la-theorie-des-3-ages

- Blog : Archives Online

http://archivesonline.wordpress.com/2010/08/30/larchivage-electronique-a-lepreuve-de-la-theorie-des-trois-ages/

- Blog : Les carnets de Michel Roberge 

http://gestarcarnets.blogspot.fr/2012/03/532-la-theorie-des-trois-ages-revisitee.html 

 

Notes :

(1) : Pierre de Bilderling, L’archivage électronique et le retard du marché français,  In ITR Manager.com [http://www.itrmanager.com], 2005.

(2) : Marie Mathias Dronne, Conduire un projet d’archivage électronique : réflexions et mises en œuvre, mémoire, CNAM, INTD, 2006.

 

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2 mars 2012 5 02 /03 /mars /2012 14:05

 

 

Harmonization / Pooling / "Mutualization" standards of management system for record, records management, and electronic document management system.

 

I was amused to identify ISO standards in the areas of management system for record, records management, and electronic document management system (see not exhaustive work below).

 

In this abundance of standards, how can we found us ? How to be sure to use the correct repository ? Considerable number of these standards does not contribute to confuse the average users ? Harmonization or pooling of some of these standards is it not useful ?

 

Management system for record and records management

- TC 46/SC 11 - ISO 30300 : 2011 - Information and documentation -- Management systems for records ;

- TC 46/SC 11 - ISO 15489 : 2002 - Information et documentation -- «Records management» ;

- TC 46/SC 11 - ISO 22310:2006 - Information and documentation -- Guidelines for standards drafters for stating records management requirements in standards ;

- TC 46/SC 11 - ISO/TR 26122 : 2008- Information and documentation -- Work process analysis for records;

 

Electronic document management system (EDMS)

- TC 20/SC 13 - Norme ISO 14721 : 2003 - Space data and information transfer systems -- Open archival information system (OAIS) -- Reference model;

 - TC 171/SC 3 - ISO 14641 : 2012  - Electronic archiving -- Part 1: Specifications concerning the design and the operation of an information system for electronic information preservation ;

- TC 171/SC 2 - ISO/TR 22957:2009 - Document management -- Analysis, selection and implementation of electronic document management systems (EDMS) ;

- TC 171/SC 3 - ISO/TR 18492:2005 - Long-term preservation of electronic document-based information ;

- TC 46/SC 11 - ISO/DTR 18128 - Information and documentation -- Risk identification and assessment for records systems ;

- TC 46/SC 11 - ISO 16175 : 2011 - Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments ;

- TC 46/SC 11 - ISO/TR 13028 : 2010 - Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records ;

- TC 46/SC 11 - ISO/DTR 17068 - Information and documentation - Trusted third party repository for digital records ;

- TC 171/SC 2 - ISO/TR 14105:2011 - Document management -- Change management for successful electronic document management system (EDMS) implementation ;

- TC 171/SC 2 - ISO 12029:2010 - Document management -- Machine-readable paper forms -- Optimal design for user friendliness and electronic document management systems (EDMS).

 
Metadata, conversion and file format

- TC 46/SC 11 - ISO 23081 : 2009 : Information and documentation -- Managing metadata for records -- Part 2: Conceptual and implementation issues ;

- TC 46/SC 11 - ISO/FDIS 13008 - Information and documentation -- Digital records conversion and migration process ;

- TC 171/SC 2 - ISO 19005 - Document management -- Electronic document file format for long-term preservation ;

- TC 171/SC 2 - ISO 22938:2008 Document management -- Electronic content/document management (CDM) data interchange format ;

- TC 171/SC 2 - ISO 24517 - Document management -- Engineering document format using PDF ;

- TC 171/SC 2 - ISO/DIS 14289 - Document management applications -- Electronic document file format enhancement for accessibility

- TC 171/SC 2 - ISO 32000 - Document management -- Portable document format

 

COLD, COM, micrography

- TC 171/SC 1 - ISO 11506:2009 - Document management applications -- Archiving of electronic data -- Computer output microform (COM) / Computer output laser disc (COLD) ;

- TC 171/SC 2 - ISO/TR 10255:2009 - Document management applications -- Optical disk storage technology, management and standards ;

- TC 171/SC 3 - ISO/TR 12654:1997 - Electronic imaging -- Recommendations for the management of electronic recording systems for the recording of documents that may be required as evidence, on WORM optical disk ;

- TC 171/SC 3 - ISO/TR 15801:2009 - Electronic imaging -- Information stored electronically -- Recommendations for trustworthiness and reliability ;

- TC 171/SC 3 - ISO/TR 12037:1998 - Electronic imaging -- Recommendations for the expungement of information recorded on write-once optical media ;

- TC 171/SC 3 - ISO/TR 12036:2000 - Micrographics -- Expungement, deletion, correction or amendment of records on microforms ;

- TC 171/SC 3 - ISO 6196 – Micrographics ;

- TC 171/SC 2 - ISO 9878:1990 - Micrographics -- Graphical symbols for use in microfilming ;

- TC 171/SC 2 - ISO 10196:2003 - Document imaging applications -- Recommendations for the creation of original documents ;

- TC 171/SC 2 - ISO/TR 10593:1997 - Micrographics -- Use of microfilm jackets ;

- TC 171/SC 2 - ISO 8127-1:1989 - Micrographics -- A6 size microfilm jackets -- Part 1: Five channel jacket for 16 mm microfilm ;

- TC 171/SC 2 - ISO 3272-1:2003 - Microfilming of technical drawings and other drawing office documents -- Part 1: Operating procedures ;

- TC 171/SC 2 - ISO 4087:2005 - Micrographics -- Microfilming of newspapers for archival purposes on 35 mm microfilm;

- TC 171/SC 2 - ISO 12650:1999 - Document imaging applications -- Microfilming of achromatic maps on 35 mm microfilm ;

- TC 171/SC 2 - ISO 6148:2001 - Photography -- Micrographic films, spools and cores – Dimensions ;

- TC 171/SC 2 - ISO 6342:2003 - Micrographics -- Aperture cards -- Method of measuring thickness of buildup area ;

- TC 171/SC 2 - ISO 7761:2004 - Micrographics -- Single-core cartridge for 16 mm processed microfilm -- Dimensions and operational constraints ;

- TC 171/SC 2 - ISO 11962:2002 - Micrographics -- Image mark (blip) used with 16 mm and 35 mm roll microfilm ;

- TC 171/SC 2 - ISO 24537:2007 - Micrographics -- Dimensions for reels used for 16 mm and 35 mm microfilm;

- TC 171/SC 2 - ISO 11142:2005 - Micrographics -- Colour microfilm -- Application of the exposure technique to prepare line originals and continuous-tone originals ;

- TC 171/SC 2 - ISO 9923:1994 - Micrographics -- Transparent A6 microfiche -- Image arrangements ;

- TC 171/SC 2 - ISO/DTS 12032 - Document imaging -- Statistical sampling for document images ;

- TC 171/SC 3 - ISO 12651:2012 - Electronic imaging – Vocabulary ;

- TC 171/SC 2 - ISO/TR 12033:2009 Document management -- Electronic imaging -- Guidance for the selection of document image compression methods ;

- TC 171/SC 2 - ISO/DIS 14739-1.2 - Document management -- 3D use of Product Representation Compact (PRC) format -- Part 1: PRC 10001 ;

- TC 171/SC 2 - ISO/CD 17469-1 - Document management -- Strategy markup language (StratML) -- Part 1: StratML core elements ;

- TC 171/SC 2 - ISO 12656:2001 - Micrographics -- Use of bar codes on aperture cards ;

- TC 171/SC 2 - ISO 10244:2010 - Document management -- Business process baselining and analysis.

 

Others repositories for memory (not exhaustive)

- MoReq2 : 2010 – Manuel et guide pratique de la direction des archives de France relatif aux exigences types pour la maîtrise de l’archivage électronique (Traduit de DLM Forum européen, Model Requirements for the Management of Electronic Records) ;

- ICA-Req : 2008 - Principes et exigences fonctionnelles pour l'archivage dans un environnement électronique ;

- SEDA : 2010 - Direction des archives de France et direction générale de la modernisation de l'État, standard d’échange de données pour l’archivage ;

- AFNOR - NF Z42-020 : 2012 - Spécifications fonctionnelles d'un composant Coffre-Fort Numérique destiné à la conservation d'informations numériques dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps - Archivage électronique ;

- AFNOR - NF Z42-013 : 2009 - Archivage électronique « Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes ».

- AFNOR - NF Z43-400 : 2005 - Archivage de données électroniques - COM/COLD

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30 novembre 2011 3 30 /11 /novembre /2011 17:47

Nous vous signalons la parution, en début d’année, de la proposition de loi suivante :

 - N° 3088 du 13 janvier 2011 : Proposition de loi visant à réserver le statut de la fonction publique aux

  agents exerçant une fonction régalienne.

   (Lien : http://www.assemblee-nationale.fr/13/propositions/pion3088.asp).

 

Elle vient compléter une même proposition formulée en 2009 :

- N°1393 du 21 janvier 2009 : Proposition de loi instituant la liberté de recrutement par les collectivités

  territoriales.

   (Lien : http://www.assemblee-nationale.fr/13/propositions/pion1393.asp).

 

Sur ces propositions de réforme importantes qui ne manqueront pas de bouleverser les mentalités, le débat reste ouvert au regard des conséquences positives sur l'avenir de notre métier d’archiviste :

- Décloisonnement des secteurs public et privé en favorisant les passerelles,

- Ouverture, réactivité et marge de manoeuvre pour l’administration des archives en général,

- Richesse d’une carrière professionnelle diversifiée alternant les expériences d’un secteur vers l'autre.

  Ce type de carrière étant toujours qualifié aujourd'hui "d'atypique".

 

Bonne lecture

 

Eric MICAELLI

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8 novembre 2011 2 08 /11 /novembre /2011 18:29

 

 

 

Nicole VULSER, « Les entreprises face aux secrets du passé » , Enquête | Le Monde | 07.11.11 | 14h39 | Mis à jour le 08.11.11 | 07h44, In http://www.lemonde.fr/economie/article/2011/11/07/les-entreprises-face-aux-secrets-du-passe_1599955_3234.html

 

Je vous signale cet article très intéressant relatif aux enjeux de la préservation de la mémoire des archives de l’entreprise. Cet article suscite des réflexions de prospective concernant les archives du monde du travail et la nécessité d’une partenariat entre les secteurs public et privé, comme l’aboutissement d’un projet initié en 1926 sous l’impulsion de Charles Schmidt alors inspecteur général des bibliothèques et des archives.

Il fut un temps où les "vaches étaient moins maigres" et où les Archives de France, conscientes à la fois de l'intérêt des archives des entreprises et de leur difficulté à les collecter et les conserver, avaient lancé un projet ambitieux de création de plusieurs centres pour les accueillir. Un seul a vu le jour, celui du "Monde du travail" à Roubaix. Il est clair désormais qu'au regard des contraintes économiques et budgétaires, l’État comme les collectivités territoriales, n'auront pas de sitôt les moyens d'assurer les investissements nécessaires, afin d’assurer à très long terme, la pérennité d’un projet vieux de plus de 90 ans, celui de mettre en valeur pleinement dans le cadre de la recherche historique, les archives du monde du travail (dites « archives économiques » ou « archives d’entreprises »). Ce projet bien légitime et au combien indispensable en terme de mémoire du monde de l’entreprise, ne pourra se réaliser qu'en partenariat avec le secteur privé en terme de financement d'infrastructure de conservation et de collecte des archives d'entreprises.

 

Comme le précise l'article du Monde, le service interministériel des archives de France (SIAF) ne recense que 28 fonds d'archives historiques d'entreprises, ce qui est peau de chagrin au regard des milliers de mètres linéaires qui entrent chaque année dans les fonds conservés par les sociétés d'archivage et pour ne pas les nommer : Iron Mountain, Recall, Everial, Locarchives, AGO, SGA, Archiveco, Novarchive, Archiv System (membres de PAGE – Association des prestataires en archivage et gestion externalisée) sans parler des autres prestataires non-membres. Je pense que nous n'aurons pas ici la naïveté de dire que « Ces archives déposées ne sont que des archives éliminables à terme... »

Un grand pas a été franchi avec la mise en place d’une part, de la norme NF Z40-350 (Archivage - Prestations d'archivage et de gestion externalisée de documents) et d’autre part, la procédure d'agrément des prestataires par le SIAF (Décret n°79-1037 du 3 décembre 1979). Ces évolutions majeures ont contribué grandement à la sensibilisation des prestataires au regard des processus de collecte, de conservation, et de mise en œuvre des prestations d'une manière générale. Je pense qu'il faut désormais aller encore plus loin sur le registre de la mise en valeur historique de ce patrimoine. Et c’est ici que l’administration des archives doit encore pleinement jouer son rôle en recherchant des partenariats avec les interlocuteurs du monde de l’archivage dans le secteur privé (entreprises, prestataires, associations professionnelles, etc.). Pour l’avoir vécu moi-même en immersion au sein de certaines de ces sociétés, je ne pense pas que les prestataires soient totalement désensibilisés sur ce registre, certains pensent déjà qu’ils auraient sans doute à gagner en notoriété et en terme d’image de marque pour leur société et les clients qui leur font confiance.

Comme nous l'avons vu le rôle de collecte et de conservation est en grande partie assuré par les prestataires en terme de volume, ceci est une réalité, car cette collecte entre prioritairement dans la stratégie de rentabilité. Et je dirai même que ce rôle est de mieux en mieux assuré au regard d’une volonté de respecter les normes et référentiels qui sont désormais incontournables. En revanche, la volonté d’une mise en valeur du patrimoine est évidemment moins marquée.

La recherche de partenariat dont je parlais plus haut, doit me semble-t-il être explorée sur deux volets :

- En terme d’infrastructure : Recherche de financement provenant du privé et pourquoi pas l’exploitation en commun d’infrastructure de conservation (financement public et privé).

- En terme de conservation des archives définitives (matériau de la recherche historique) : le financement ou l’exploitation en commun de telle structure ne pourra qu’encourager la valorisation des archives définitives.

 

Il faudra sans doute bouleverser d’un coté comme de l’autre, énormément les mentalités,

mais ce n’est que dans cette perspective, au regard de l’évolution de la situation économique

et budgétaire sans cesse à flux tendu, que nous pourrons pleinement finaliser ce projet

de mise en valeur des archives du monde du travail, initié par nos deux Charles

 - Schmidt et Braibant - dès 1926 et 1949 (voir Archives nationales du monde du travail (ANMT) Menu : Qui sommes-nous ? / Historique institutionnel)

 

Eric MICAELLI

www.archivistes-experts.fr

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30 octobre 2011 7 30 /10 /octobre /2011 20:24

 

 

Nous connaissons tous, les séries de normes de système de management (NSM), la première d’entre elles est bien entendu, la série des normes ISO 9000 (système de management de la qualité) qui est une norme de certification. Initiée en 1987, elle a permis d’être déclinée en un certain nombre d’autres normes de système de management correspondant aux séries suivantes :

 

- ISO 14000 (Management environnemental) qui est une norme de certification ;

- ISO 22000 (Management de la sécurité des aliments) qui est une norme de certification ;

- ISO 26000 (Responsabilité sociétale) qui n’est pas une norme de certification ;

- ISO 30000 (Management de recyclage des navires) qui est une norme de certification ;

- ISO 31000 (Management du risque) qui n’est pas une norme de certification ;

- ISO 50000 (Management de l’énergie) qui est une norme de certification ;

- Etc.

 

Au-delà d’un simple affichage, d’un label commercial, d’une action de promotion ou de communication, ces séries de normes permettent aux organismes qui s’en réclament, après une certification ou simplement une volonté délibérée de mise en œuvre, de s’inscrire : d’une part, dans une amélioration continue de leur l’organisation au regard des exigences ou recommandations prescrites et d’autre part, et plus largement, dans un développement durable pour eux-même, leur personnel et la société en général. Certains décideurs uniquement séduits dans un premier temps par l’aspect éphémère d’un simple affichage et d’un label, se préoccupent désormais, davantage de la véritable fonction de ces normes de management à savoir la bonne gouvernance et l’amélioration continue des organisations.

 

1) L’intégration dans le système de management des organisations, de la gestion des documents d’activité (ISO 30300) et du records management (ISO 15489)

 

En tant qu’archivistes, nous ne pouvons que nous réjouir de la préparation de la toute dernière des séries de norme de système de management l’ISO 33000 (Système de gestion des documents d’activité) qui sera une norme de certification. - Mais alors, vous allez me dire qu’il existe déjà la norme ISO 15489 (Records management) ? - Cette norme sera bien entendu maintenue et s’articulera avec la série de normes ISO 30300. L’objectif de l’ISO 30300 est de constituer le lien avec les autres séries de normes de système de management. Dans ce cadre, elle permettra de traduire et de certifier une politique documentaire mise en œuvre par un organisme, l’ISO 15489 permettra plus précisément de formaliser les modalités opératoires.

Dans la continuité des autres séries de normes de système de management, la série de normes ISO 30300 et l’ISO 15489 sont complémentaires et introduisent trois obligations pour les organismes qui les mettent en œuvre : d’une part, la mise en place d’une démarche de cartographie des processus (par exemple, sous forme de logigramme), de l’ensemble du système de gestion des documents d’activité de l’organisme. D’autre part, d’accompagner cette démarche par la mise en place d’un outil d’évaluation de chaque processus (par exemple, sous forme d’indicateurs présentés dans un tableau de bord). Cet outil doit permettre de mesurer régulièrement le déroulement de chaque processus et d’en déterminer par l'analyse et la concertation, les leviers possibles d’amélioration, leviers qu’il faudra mettre en œuvre pour s’inscrire dans une amélioration continue comme le prévoient les séries de normes de système de management. Enfin, la troisième obligation est facultative mais fortement conseillée, elle consiste à décrire les modes opératoires de chacun des processus généraux. La description de ces modes opératoires permet de définir avec plus de détail, la façon dont chacun des processus généraux doit se dérouler de manière optimale, afin de pouvoir identifier tout déroulement dégradé ou erroné, voir d’en mesurer les écarts.

Au-delà de tout formalisme et de toute contrainte que pourraient engendrer la mise en place d’une telle démarche, le seul objectif qu’elle doit viser est celui d’être une démarche pédagogique et de diffusion de l’information à la collectivité sur les bonnes pratiques à mettre en œuvre, permettant de rendre l’organisme performant dans l’identification, la description, la conduite et l’amélioration continue de ses méthodes de travail.

 

La série ISO 30300 met donc l’accent sur la description de l’organisme par ses processus au regard plus particulièrement des méthodes de gestion des documents d'activté produits et reçus par celui-ci. Dans ce cadre, elle permet comme les autres séries de normes de management de mettre en oeuvre le principe d’amélioration continue décrit d'une manière générale par la « roue de Deming » du statisticien William Edwards Deming et son célèbre « PDCA » afin que chaque processus et chaque mode opératoire, soit :

 

- Planifié (Plan) : programmé, préparé, modélisé, décrit ;

- Développé (Do) : fait, réalisé ;

- Contrôlé (Check) : surveillé, maintenu, certifié, vérifié, mesuré, audité, revu ;

- Ajusté (Adjust) : amélioré (agir en actionnant les bons leviers).

 

Le succès de la mise en oeuvre de cette série de normes repose donc sur les principes directeurs suivants :

 

- Assurer une analyse et une modélisation du système de management à l’aide d’une

  démarche par les processus ;

- Se concentrer sur la satisfaction des clients, usagers, administrés en prenant en compte

  leurs besoins présents et  futurs ;

- Prendre en compte l’intervention des parties prenantes et des autres éléments de bonne

  gourvernance les fournisseurs, les partenaires, l’administration, la législation et la

  réglementation « métier », la maîtrise des risques, le respect de l’environnement,

  le respect de l’humain et de la personne et la responsabilité sociétale) ;

- Prendre les décisions en actionnant les bons leviers, au regard d’éléments tangibles,

  fiables, mesurés qui mettent en exergue des fonctionnements passéistes, obsolètes,

  dégradés ou non-conformes ;

- Renforcer le « leadership » des décideurs, et assurer la responsabilité des acteurs

  et leur obligation de rendre compte ;

- Impliquer les personnels et assurer l’information et les formations indispensables

  au bon déroulement des processus.

 

 La série des normes ISO 30300 sera articulée comme suit :

 

- ISO 30300 : Système de gestion des documents d’activité – Principes essentiels et

  vocabulaire ;

- ISO 30301 : Système de gestion des documents d’activité – Exigences ;

- ISO 30302 : Système de gestion des documents d’activité – Guide de mise en œuvre ;

- ISO 30303 : Système de gestion des documents d’activité – Exigences relatives aux

  organismes d’audit et de certification ;

- ISO 30304 : Système de gestion des documents d’activité – Guide d’évaluation.

 

La publication de ce corpus se déroulera progressivement à compter de 2011. Cette publication sera accompagnée par la révision de l’ISO 15489, à compter de 2012.

 

Les normes connexes seront donc les suivants :

 

- ISO 15489 : Records management - Partie 1 : Principes directeurs ;

- ISO 15489 : Records management - Partie 2 : Guide pratique ;

- ISO 23081 : Metadonnées pour les enregistrements - Partie 1 : Principes ;

- ISO 23081 : Metadonnées pour les enregistrements - Partie 2 : Concepts et mise en œuvre ;

- ISO 23081 : Metadonnées pour les enregistrements - Partie 3 : Méthode d’auto-évaluation ;

- ISO/TR 26122 : Analyse du processus des records ;

- ISO/TR 13028 : Mise en œuvre des lignes directrices pour la numérisation des

  enregistrements ;

- ISO 13008 : Processus de conversion et migration des documents d’activité numériques ;

- ISO 16175 : Principes et exigences fonctionnelles pour l’enregistrement dans l’environnement

  électronique de bureau– Partie 1 : Aperçu et déclaration de principe ;

- ISO 16175 : Principes et exigences fonctionnelles pour l’enregistrement dans l’environnement

  électronique de bureau– Partie 2 : Lignes directrices et exigences fonctionnelles pour

  les systèmes de management des enregistrements numériques ;

- ISO 16175 : Principes et exigences fonctionnelles pour l’enregistrement dans l’environnement

  électronique de bureau– Partie 3 : Lignes directrices et exigences fonctionnelles pour

  les enregistrements dans les systèmes d’entreprise.

 

La série des normes ISO 30300 répond ainsi au besoin des organisations qui souhaitent disposer des modalités normatives nécessaires pour définir leur politique en matière de gestion de l’information et des documents d’activité qu’ils soient sur support papier ou numérique.

Pour comprendre la portée de la publication de cette série de normes, il convient de considérer les faits suivants, traduits de l'expérience : d’une part, que la gestion de l’information étant au cœur de toutes nos organisations, tout secteur d’activité confondu, que cette information est véhiculée par tout type de support papier et électronique qui nous sont commun, que la gestion de ces supports constitue la politique de gestion des documents d’activité d’un organisme ; Et pourtant il aura fallu attendre près de 25 ans depuis la publication de la première série de norme ISO 9000, pour reconnaître officiellement, par le biais de l'ISO 30300, que la gestion des documents d’une organisation fait partie intégrante de son système de management. Tout vient à point pour qui sait attendre… ! Mais tout de même une durée de 25 ans montre bien les difficultés d’évolution de nos mentalités… !

D’autre part, lorsque des décideurs quels qu’ils soient (élus, administrateurs, gérants, directeurs, chefs de service, etc.) expriment la volonté d’une mise en œuvre d’un projet d’organisation de l’archivage papier ou numérique (Records management, gestion électronique de documents, archivage électronique), la norme ISO 15489 est systématiquement mentionnée dans le support que constitue le cahier des charges, comme étant une exigence. Cependant, ces maîtres d’ouvrage font très rarement le lien entre ces projets d’organisation de l’archivage relevant de l’ISO 15489 avec les systèmes de management dont ils sont pour la plupart dépositaires, avec en tête, la qualité bien entendu relevant de la série ISO 9000, la gestion environnementale relevant de l’ISO 14000, la gestion du risque relevant de l’ISO 31000, etc.… Et encore plus surprenant, la référence à la norme « métier » ou correspondant à l’activité exercée, est également très souvent inexistante. Vison étriquée ou raisonnement en silo, je vous laisse trouver l’explication !

Tout décideur, chef de projet, qualiticien, informaticien, archiviste, documentaliste ne peut ignorer ces évolutions à venir qui doivent engendrer un comportement d’éveil systématique. Il appartient à chacun de prendre en considération ce nouveau corpus commun et de travailler ensemble afin que sa mise en oeuvre constitue une vraie opportunité de prise en compte des contraintes globales.

 

2) Les perspectives

 

La publication de la série de normes ISO 30300 et de l’ISO 15489 révisée permettra de dessiner plusieurs perspectives.

 

2.1) L’interopérabilité des systèmes de management

 

La gestion des documents d’activité (ISO 30300) et le records management (ISO 15489) concernent la gestion de l’information véhiculée sur tout type de support au regard des activités exercées par chaque organisme. Ces normes sont donc au cœur de toutes nos organisations quelles qu’elles soient, et davantage car elles constituent le lien entre les autres systèmes de management au sein de nos organisations, en termes de besoins d'information. Dans ce cadre, l’intégration de la toute dernière des séries de normes de management, constitue le fil conducteur vers une interopérabilité des systèmes de management. Cette interopérabilité doit contribuer à créer des synergies collaboratives entre ces différents systèmes pour mieux appréhender les contraintes, mieux formaliser les objectifs et mieux identifier les leviers d'amélioration.

Pour autant l’interopérabilité de tous ces systèmes est un point délicat à cerner. Cette interopérabilité repose en effet sur deux volets, d’une part, sur les documents qui constituent les modèles types qui entrent dans le fonctionnement des processus métiers de l’organisation, modèles types qui figurent généralement en annexe des processus ou des modes opératoires. Et d’autre part, les records (documents enregistrés) produits et reçus dans le cadre des activités de l’organisme et qui en constituent le corpus documentaire (la documentation et les archives).

Pour que cette interopérabilité soit au maximum de sa performance, il faudra veiller d’une part à ce que les modèles types de documents soient clairs, intelligibles et correspondent véritablement aux besoins des utilisateurs. Et d’autre part, s'assurer que les records (documents enregistrés) soient :

 

- des preuves tangibles, dont la fiabilité, la pérennité, l’intégrité est sans faille ;

- gérés et mis à la disposition des autres systèmes qui en ont besoin, de manière réactive,

  à savoir d’un accès facile, rapide, sécurisé et aussi longtemps que nécessaire.

 

2.3) Confirmation du souhait de bonne gouvernance dans l’entreprise par la prise en compte formalisée de la gestion des documents en tant que preuve d’une politique transparente.

 

Au regard de la succession des crises socio-économiques et financières qui bouleversent notre planète désormais mondialisée, une nécessité de régulation indispensable a contribué à la mise en place d’une réglementation contraignante. Avec la loi Sarbanes-Oxley (dite « SOX ou SARBOX ») relative à la transparence financière des sociétés cotées en bourse, nous avons vu également se mettre en place la réforme européenne Solvency II (Solvabilité) qui réglemente l’activité de l'assurance, les accords de Bâle II et III qui réglementent l’activité bancaire, la régulation des marchés financiers, etc.

Au-delà des phénomènes de crises majeures qui ont occasionné la naissance de ces référentiels, ceux-ci ont également tenu compte de l’évolution de nos sociétés, qui s’impose à nous : la mondialisation des marchés, la dématérialisation des échanges, la mobilisation croissante du droit et de la Justice par tout citoyen, organisation ou lobby marquant une « judiciarisation » de nos rapports. Ces événements et ces évolutions forcent à renouveler l’intérêt porté à l'utilité administrative et juridique des documents de l’entreprise dans le cadre de la mise en oeuvre d’une bonne gouvernance par la justification de ses actions et par la prévention des contentieux.

Par ailleurs, certains secteurs d’activité très impactant sur l’humain en cas de catastrophe, sont désormais fortement réglementés : les secteurs de la santé, des transports, de l’énergie, de l’environnement, etc., sont contraints également de justifier ou rendre compte en toute transparence de la conduite de leurs actions.

Il est donc désormais indéniablement reconnu que les principes de la bonne gouvernance passe obligatoirement par une gestion efficiente des documents d’activité. Dans ce cadre, l’ISO 30300 prend une part important dans ce concert de référentiels pour en devenir un complément essentiel et incontournable du point de vue d’un décideur.

 

2.4) La certification du réseau des services d’archives publics, pour confirmer l’efficience de sa gestion et asseoir la crédibilité de son action.

 

Il me souvient d’un article, « l’archiviste du XXIème siècle » qui posait la question suivante : « Quand verra-t-on la majorité des directions des archives départementales en France, certifiées ISO 9001 ? » Ce même article vantait par ailleurs, les mérites d’un « archiviste-gestionnaire » au même titre que le rôle traditionnel de « l’archiviste acteur culturel ». Le rôle de « l'archiviste-gestionnaire » étant celui d'être le garant d’une nécessaire bonne gouvernance du service dont il a la charge au regard des contraintes et notamment le manque de moyens souvent chronique, qui empêche d’accomplir convenablement la mission qui lui est dévolue… Nous ne pouvons donc que nous réjouir, quand bien même, confronté à des mentalités dures et bien ancrées, que cet argumentaire visionnaire se confirme.

Au-delà de toutes polémiques improductives, il y a désormais lieu de penser que la parution prochaine de l’ISO 30300 donnera davantage de poids au travail de l’archiviste qui comme nous l’avons vu sera de fait recentré au cœur du système de management et qui tendra à gommer un désir de reconnaissance tant réclamé. Cependant, pour asseoir une crédibilité qui sera de fait confirmée, la responsabilité de chacun impose que les acteurs chargés au regard de leur mission réglementaire de contrôle scientifique et technique du réseau des archives publiques et de l'instruction des dossiers d’agrément pour la conservation des archives publiques par les prestataires en gestion externalisée, jouent pour eux-même, un rôle de modèle de bonne gouvernance et de maîtrise indispensable de leurs processus et de leurs modes opératoires.

 

2.5) De nouvelles débouchées pour « l’archiviste-documentaliste-auditeur-certificateur »

 

L’ISO 30300 constituera une série de normes de certification au regard de ses exigences. De fait, des audits et des certifications nécessaires devront être menés au profit des organismes publics et privés qui se réclameront de cette série de normes. Il est fort probable que le nombre en sera assez conséquent, compte tenu du souhait général de la mise en œuvre d’une bonne gouvernance aidée par le phénomène d’interopérabilité des systèmes de management.

Les conditions de réalisation de ces audits et de ces certifications feront l’objet de la norme « ISO 30303 : Système de gestion des documents d’activité – Exigences relatives aux organismes d’audit et de certification ». Cependant, il est certain que ces nouveaux besoins, qui sont des enjeux majeurs pour les organisations, requerront des auditeurs et des experts formés et habilités. Ceux-ci seront-ils issus des experts de l’archivage et de la documentation ? Ou seront-ils issus traditionnellement du monde de la qualité et des organismes de certification généralistes ? Il va de soit que les professionnels diplômés de l’archivage et de la documentation au regard de leur expérience et de leurs expertises, pour peu qu’ils aient touché de près ou de loin, dans leur carrière ou qu’ils soient titulaires d’un diplôme dans les domaines de la qualité, de l’audit, et de la certification seront probablement très sollicités.

 

 

Conclusion : Permettre aux fonctions « archives » et « documentation » dans nos organisations, de trouver enfin la place qui leur revient…

 

La publication de la série de normes ISO 30300 est un événement majeur dans le domaine de l’archivage et du records management car d’une part, elle reconnaît, au sein de nos organisations, sa dimension stratégique tant revendiqué par les professionnels. Et d’autre part, en plaçant la gestion des documents d’activité au rang des normes de système de management, tels que les normes ISO 9000, 14000, 31000, etc., elle en souligne son rôle de pivot nécessaire en terme d’interopérabilité de ces systèmes.

Dans ce cadre, l’ISO 30300 permettra sans aucun doute de donner aux fonctions « archives » et documentation » au sein des organisations publiques et privées, la place qui leur revient, au regard d’une obligation pour les décideurs de la placer au cœur des préoccupations, dans le cadre d’une stratégie de mise en place d’un système de management digne de ce nom.

Dans cette perspective, la mise en place d’un système de gestion des documents d’activité impliquera les fonctions « archives » et « documentation » au plus haut niveau de décision, associées aux acteurs en charge de la communication, du contrôle de gestion, des finances, des affaires juridiques et des contentieux, de la qualité, de la maîtrise des risques, des technologies de l’information et de la communication (TIC). Ainsi repositionnée au niveau de la gouvernance et donc de la stratégie, les fonctions « archives » et « documentation » devront être force de proposition en termes de déploiement d’outils collaboratifs, de gestion de contenu, de gestion des connaissances, de gestion électronique de documents et d’archivage électronique. Elles doivent être capable d’apporter au sein de l’organisation, toute l’expertise nécessaire en terme de modélisation des processus et des modes opératoires de l’archivage et de la documentation, de contribuer à mettre en oeuvre des principes pertinents de recherche, d’indexation et de gestion des métadonnées, de mettre en œuvre tous les principes qu’impose le records management et ceux des autres référentiels de gestion et d’archivage électronique (les normes connexes à l’ISO 30300 (voir ci-dessus), l'ISO 14641-1*, OAIS, Moreq, ICA-Req, SEDA, etc.), et enfin de mettre en valeur la mémoire, l’histoire et le patrimoine de ces organisations.

 

Note :

*ISO 14641-1 : Archivage électronique -- Partie 1: Spécifications relatives à la conception et au fonctionnement d'un système d'informations pour la conservation d'informations électroniques (Cette norme est la transposition de la norme NF Z42-013 au niveau international). 

 

Sources :

 

www.archivistes.org (site de l’association des archivistes français : Livre blanc - Introduction à la série des normes ISO 30300, Systèmes de gestion des documents d’activité - Intégration du records management et perspectives d’évolution de l’ISO 15489, octobre 2011).

 

www.iso.org (site de l’organisation internationale de normalisation).

 

www.afnor.fr (site du groupe AFNOR - Association française de normalisation).

 

ISO 9000 (Management environnemental) (Wikipedia)

 

ISO 14000 (Management environnemental) (Wikipedia)

 

ISO 26000 (Responsabilité sociétale) (Wikipedia)

 

 

ANNEXE


DEMARCHE HOLISTIQUE

 

 

 

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18 octobre 2011 2 18 /10 /octobre /2011 11:59

Avec humour et un peu de douceur, je relaie cette offre d'emploi qui pourrait intéresser un de nos aînés.

Pourquoi ne pas faire incarner ce rôle ou plutôt cette brève apparition, sans doute, par un vrai professionnel du métier ?

 

Allez chers collègues lancer vous... !

 

 

RECHERCHE SILHOUETTE ARCHIVISTE (Offre Pôle emploi : n° 542730C)

POUR LE FILM "LA FEMME CACHEE" LA PRODUCTION RECHERCHE UN HOMME DE 50 ANS POUR JOUER UNE SILHOUETTE D'UN ARCHIVISTE DE LA POLICE.
DATE DU TOURNAGE PREVU LE JEUDI 03/11/11.
MERCI DE PRECISER DANS OBJET MAIL: LA FEMME CACHEE POUR SILHOUETTE DE L'ARCHIVISTE
Lieu de travail
RHONE
Type de contrat
CONTRAT TRAVAIL INTERMITTENT DE 1 JOUR
Nature d'offre
CONTRAT DE TRAVAIL
Expérience
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Qualification
Technicien
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CACHET 160 Euros (1 049,53 F)
Durée hebdomadaire de travail
12H00 HEBDO
Taille de l'entreprise
200 A 249 SALARIES
Secteur d'activité
EDIT. DE CHAINES GENERALISTES
Veuillez vous présenter à :

pôle emploi spécialisé
POLE EMPLOI SPECIALISE LYON SPECTACLE
7 RUE LOUIS GUERIN
69628 VILLEURBANNE
VENIR CHERCHER UNE FICHE CASTING+ PHOTO RECENTE

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18 avril 2010 7 18 /04 /avril /2010 09:42

Un site nouvellement mis en ligne : www.archivistes-experts.fr. Vous y découvrirez le menu suivant :


- Introduction (Définitions, l'Homme et les archives, les institutions, les formations)

- Réglementation

- Archives définitives

- Records management

- Archivage électronique

- Externalisation

- Qualité

- Contrôle de gestion

- Une vision du métier

- Bibliographie – Blogosphère


Bonne lecture à tous
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Published by Eric MICAELLI
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22 décembre 2009 2 22 /12 /décembre /2009 02:36

L’archiviste du XXIème siècle,

 

Par Eric MICAELLI

 

Dans l’inconscient collectif, la profession d’archiviste renvoie aux travaux de classement ingrats de papier poussiéreux effectués dans la pénombre d’une cave ou d’un grenier par quelques individus introvertis confortablement installés dans leur bulle, un peu hors du monde. Il se dégage rarement une vision différente d’un archiviste manager et gestionnaire, sachant analyser et identifier les contraintes d’une situation et dont la contribution méthodologique et les qualités d’organisation permettent de mettre en œuvre les leviers indispensables au fonctionnement réactif des structures administratives au regard de la mise en œuvre de leur archivage. Il est encore moins perçu par le profane, le rôle culturel indispensable de l’archiviste, dont l’action aux yeux du commun des mortels, ira plutôt au bénéfice du bibliothécaire ou du documentaliste.

Le rôle de l’archiviste au XXIème siècle doit impérativement suivre l’évolution de la société, dans laquelle désormais, le premier rôle presque exclusif d’hier s’agissant de l’archiviste essentiellement « acteur culturel » devra désormais être compléter par le rôle de l’archiviste « manager et gestionnaire » permettant d’une part, d’assurer la gestion efficiente du service dont il a la charge et d’autre part, répondre en tant qu’expert aux contraintes des administrations et proposer des solutions d’archivage réactives et efficaces.

 

I) L’archiviste « manager, gestionnaire, expert dans son métier » 


1.1) L’archiviste du XXIème siècle, proche des préoccupations des gestionnaires et dont l’expertise indéniable est reconnue


Certains archivistes cherchent la raison pour laquelle ils ont du mal à être respectueusement entendu s’agissant soit de la mise en œuvre des bonnes pratiques d’archivage et de la réglementation en vigueur, soit dans la proposition peu réceptive de solution d’archivage ? Et dans ce cadre, pourquoi ont-ils du mal à se faire respecter ?

Pour acquérir ce respect, certains de nos collègues, (je cite notamment - Gilles Désiré dit Gosset À quoi sert un archiviste départemental ? Conférence de l’Ecole des Chartes, décembre 2007), prônent une attitude qui tend à mettre en valeur les caractéristiques principales d’hier qui ont fait la spécificité du métier d’archiviste, celles qui consistent avant tout à être des scientifiques. Pour certains de nos collègues « L’archiviste est d’abord celui qui sait lire les textes anciens, qui sait les décrypter, les rendre intelligibles… » Ainsi, aux contraintes que posent désormais la gestion contemporaine des archives, il faudrait répondre par un étalage de connaissance en paléographie, philologie, codicologie, diplomatique, etc. Ne serions nous pas là en décalage total, devant ce que l’administration attend de nous, telles des statues pétrifiées au sein d’une société en mouvement. Je comprends que face à cette attitude décalée et jugée parfois arrogante, hautaine ou marginale, nos interlocuteurs soient totalement désemparés.

Laissons ces qualités à l’autre volet de notre métier : l’archiviste en tant qu’acteur culturel indispensable, que nous développerons dans la seconde partie.

Pour acquérir ce respect, il s’agit bien d’une autre attitude dont il faut faire preuve, celle qui permet de donner à l’administration les leviers nécessaires permettant de résoudre toutes les contraintes majeures que posent la nécessité d’archiver. Quelles sont ces contraintes ?

 

- Des contraintes budgétaires et plus généralement des insuffisances de moyens et de ressources alloués,

- Des contraintes relatives aux ressources humaines, s’agissant souvent de recruter du personnel diplômé.

 

Et plus concrètement encore :

 

- Des bureaux engorgés par des archives qui auraient dû être collectés depuis belle lurette

- Des espaces de stockage devenus indisponibles

- Un manque de réactivité dans la recherche des documents à consulter

- Une absence de maîtrise du Knowledge management, etc.

 


Ainsi, ce que l’on demande à l’archiviste du XXIème siècle ce n’est pas d’être, ni un financier, ni un comptable, ni un DRH… mais simplement et d’une part, d’être proche des préoccupations d’un gestionnaire en terme de gestion budgétaire, de gestion des ressources humaines, de performance, de démarche qualité, de contrôle de gestion, etc. afin de comprendre les contraintes et besoins subis. Et d’autre part, d’être un véritable expert dans son métier permettant de proposer et de mettre en œuvre des solutions d’archivage crédibles. Pour être un véritable expert, il faut maîtriser par le biais des nouvelles technologies appliquées aux archives toutes les techniques d’archivage papier et électronique, les techniques de gestion de contenu, les techniques de numérisation, de gestion électronique de document, d’archivage électronique. Toutes ces techniques ne doivent plus avoir de secret pour l’archiviste, car ces nouvelles technologies appliquées aux domaines des archives permettent d’acquérir les gains de productivité et les marges de manœuvres tant recherchées dans la perspective d’un gestionnaire.  Dans ce cadre, les directeurs de services d’archives doivent s’entourer d’archivistes qui possèdent cette expertise.

 

Un autre aspect de notre attitude a également le don d’agacer nos interlocuteurs : l’application froide de la réglementation sans discernement et sans se poser une seule seconde la question des contraintes qu’une telle application peut poser à son tour, en terme de mobilisation de ressources ou en terme de surcoût pour l’administration elle-même ou dans la mise en œuvre de prestation en surcoût par un prestataire de service. Nous sommes encore dans ce schéma vieillissant « la réglementation dit que ….. alors, elle doit être appliquée coûte que coûte…. » A croire que certains archivistes ne trouvent leur manière d’exister que dans l’application stricte de la réglementation. L’application de la réglementation, sans avoir non plus l’impression de transiger, doit tenir compte de la réalité des contraintes subies et sans en créer d’autres, surtout lorsque les moyens alloués ne le permettent pas. Dans ce cadre, s’obstiner pompeusement ou de manière arrogante, caché derrière son statut de fonctionnaire, contribue à perdre toute notion de crédibilité ou de respect tant recherché. La crédibilité et le respect s’apprennent dans la souplesse.

Il me semble que dans ce domaine, la place doit être également laissée à la responsabilité individuelle de chacun, sans quoi, il faudra toujours tout réglementer dans un monde asphyxié et impossible à vivre. Sur cette question et dans le registre du déroulement de carrière, il me semble également que le fait d’avoir exercé, même un court instant de sa vie professionnelle, dans le secteur privé, permet de comprendre cette réalité, dans laquelle, où, pour se protéger l’administration peut mettre en œuvre certaines aberrations réglementaires ou l’application très restrictive d’une réglementation devenue obsolète au regard de l’évolution des pratiques, des contraintes, des besoins et des mentalités. Cette attitude qui peut être nuisible, dans la mesure où d’une part, elle verrouille l’efficacité de l’administration elle-même et d’autre part, freine toute initiative et capacité d’innovation. Dans ce cadre seul l’indispensable exercice d’une carrière professionnelle diversifiée dans le public et dans le privé, permettra d’en finir ou de réveiller certains de nos collègues encore confortablement installés dans leur tour de Babel ou leur sanctuaire… L’archiviste du XXIème siècle devra donc avoir une carrière riche d’expérience exercée dans l’un et l’autre des deux secteurs public et privé. Malheureusement et tout du moins en France, une membrane imperméable sépare ces deux secteurs du point de vue du déroulement d’une carrière professionnelle où le passage de l’un à l’autre est un parcours du combattant qui décourage et annihile les initiatives. Par ailleurs, ce passage de l’un vers l’autre est souvent perçu comme une trahison…

 

1.2) L’archiviste du XXIème siècle, comme gestionnaire efficient du service dont il a la charge

 

Certains d’entre nous exercent des responsabilités de directeur, de chef de service et cumulent souvent plusieurs casquettes (directeur, comptable, DRH). Par l’exercice de ces responsabilités, certains s’écartent mais toujours avec regret, du travail scientifique de l’archiviste. Ceci est également une réalité et dans ce cadre, les responsabilités associées aux fonctions imposent nécessairement des qualités de gestionnaire qui s’apprennent pour la plupart d’entre nous sur le tas et pour les plus courageux lors de formations spécifiques. L’archiviste doit être également gestionnaire, oui, mais pourquoi faire ? Me direz-vous.

Dans notre domaine l’enjeu est très simple, il s’agit d’optimiser la gestion des moyens et des ressources alloués ou disponibles, permettant, de ne plus présenter la fonction archives, aux yeux de nos responsables et de nos élus, comme un centre exclusif de coût, sans une recherche minimale d’optimisation, sans apport substantiel de valeur ajoutée ou de gain de productivité pour les services publics eux-mêmes, ou sans apport d’un minimum de profit pour le secteur privé.


Pour cela un certain nombre d’outil sont à notre disposition : sans compter sur les qualités innées pour certains d’entre nous, d’organisation, d’optimisation, de rigueur dans le travail ou de gestionnaire en bon père de famille. Certaines techniques de gestion viennent compléter cela, il s’agit notamment, du management de la qualité, du contrôle de gestion, de l’audit. Alors, je pose les questions suivantes : Quand verra-t-on la majorité des directions des archives départementales en France, certifiées ISO 9001 ? Quels directeurs d’archives départementales utilisent régulièrement un tableau de bord de gestion muni d’indicateurs pertinents et réalistes en adéquation avec les objectifs de la sous-direction de tutelle du ministère de la Culture et du Conseil général (organisme gestionnaire d’un département) ? Quelles directions des archives départementales réalisent régulièrement des audits internes ?

La mise en œuvre de ces nouveaux modes de management ne dépend que de nous même et de notre volonté de les mettre en œuvre au sein des organismes publics ou privés dont nous avons la charge.

 

Ainsi, sur le registre de la crédibilité : Ce n’est, d’une part, que par la mise en œuvre de services d’archives qui savent optimiser leur gestion et d’autre part, dans la capacité d’apporter des solutions crédibles aux contraintes d’archivage subies par l’administration que nous parviendrons à gagner cette reconnaissance et ce respect tant recherchés. C’est par cette crédibilité retrouvée que nous parviendrons à justifier l’allocation et l’emploi de ressources suffisantes au regard des missions à accomplir et dont l’utilité des crédits ne fera plus aucun doute aux yeux de nos responsables, élus ou gestionnaires de crédit.

 

Enfin, sur le registre des gains de productivité et des marges de manœuvres retrouvées : seule une bonne gestion efficiente de nos services permettra certainement d’augmenter substantiellement des crédits parfois trop courts, mais nécessaires d’une part aux opérations de mise en valeur du patrimoine (expositions, colloques, conférences, etc.), d’autre part, et parfois encore plus, à l’autre de notre cœur de métier : le contrôle, la collecte, le classement et la conservation.

 

II) L’archiviste « acteur culturel indispensable » ou le triomphe de la communication

 

La communication, sans doute le maître mot, pour assurer nos missions qui relèvent du cœur de métier :

 

1 - La mise en valeur et la transmission du patrimoine,

2 - Le contrôle, la collecte, le classement, la conservation.

 

La communication mise en œuvre doit correspondre au double rôle des archives (historique et administratif). Les archives comme vecteur de communication tourné d’une part, vers le monde des historiens, de l’Education nationale (établissements scolaires et universités), des chercheurs, des érudits, avec comme objectif premier la mise en valeur et la transmission du patrimoine. D’autre part, vers le monde administratif mais aussi les prestataires de services avec comme objectif premier de maîtriser les processus de contrôle, de collecte, de classement et de conservation.

 

Vous vous doutez bien que dans l’un et l’autre cas, le discours et l’argumentaire choisis devront être différents. Dans un cas, il faudra mettre en valeur toutes nos connaissances scientifiques et historiques et c’est ici que nos connaissances en Histoire, en paléographie, en philologie, en codicologie, en diplomatique, etc… prendront tous leurs sens pour aider et promouvoir la recherche, la production historique et universitaire, la mise en valeur de notre patrimoine. Dans l’autre cas, un argumentaire plus administratif qui mettra en valeur la nécessité dans nos nouvelles organisations, d’optimiser les moyens et les ressources, de trouver et mettre en œuvre les meilleures solutions d’archivage pertinentes et crédibles permettant d’obtenir des gains de productivité. C’est bien cet argumentaire qu’attendent nos interlocuteurs. Comment ne pas être réceptif à un tel argumentaire qui sera ici des plus surprenants lorsqu’en plus, il est tenu par un archiviste…! Il me semble que c’est sur ce terrain qu’il faut agir….

 

Ainsi, vous comprendrez bien qu’être exclusivement archiviste « acteur culturel » en laissant de coté la dimension de l’archiviste « manager et gestionnaire », c’est laisser un espace vide au regard de ce double rôle indispensable à tenir.

Notre crédibilité et le respect de notre action dépendent d’une reconquête de cet espace laissé en friche, dans lequel en brillant par notre absence, nous avons d’une part, contraint les gestionnaires de service administratif à se détourner de notre savoir-faire et de notre expertise et d’autre part, de permettre une insertion irrémédiable des prestataires de services et des cabinets de conseils dans cet espace laissé en friche.

 

Alors ne me faite pas dire ce que je n’ai pas dit. A savoir, l’intervention des prestataires de services et des cabinets de conseils qui pourraient être considérées comme étant nuisible. Cette intervention est de mon point de vue tout à fait salutaire, elle doit être désormais considérée comme une alliée précieuse permettant aux services d’archives publics d’assurer une partie des missions et de remplir une partie des objectifs. Ces relations doivent être la preuve qu’une collaboration saine, fructueuse et décomplexée, est capable de s’instaurer dans notre profession, entre le secteur public et le secteur privé, là où l’un doit être riche des enseignements de l’autre. Si le secteur public a besoin des méthodes et techniques de gestion et d’organisation réactives mises en œuvre par le secteur privé. Le secteur privé aura besoin des connaissances scientifiques héritées du secteur public, en terme de gestion des archives.

 

La nouvelle loi française sur les archives du 15 juillet 2008, réglemente pour la première fois l’activité des sociétés d’archivage, le décret d’application du 17 septembre 2009 en délimite les contours s’agissant désormais des exigences suivantes demandées à ces sociétés avec notamment : le recrutement d’archivistes professionnels diplômés, l’agrément par l’administration des archives, la déclaration de toute externalisation d’archives publiques, l’interdiction d’externaliser les archives des collectivités territoriales (communes, syndicat de communes, département, région, etc…).

Cette nouvelle réglementation va dans le bon sens, car elle vient officiellement renforcer cette collaboration indispensable entre les deux secteurs public/privé. Gageons que l’ouverture de cette collaboration dans les pratiques archivistiques s’étendra également dans l’ouverture indispensable d’une diversification de la carrière professionnelle de l’archiviste du XXIème siècle.

 

III) L’archiviste du XXIème siècle et son environnement

 

Vous comprendrez bien que ce rôle désormais multiple de l’archiviste du XXIème siècle (archiviste manager, gestionnaire, expert dans son métier, acteur culturel indispensable), ne dépend pas pour sa mise en œuvre de la simple volonté personnelle ou individuelle de chacun. Encore faut-il mettre en œuvre des conditions favorables permettant sa réalisation. Ces conditions favorables concernent essentiellement le mode de recrutement et d’évolution de carrière dans la fonction publique, je prendrai ici le cas de la France. Ou l’on verra comment ce système empêche la collaboration désormais indispensable dans notre métier entre le secteur public et le secteur privé. Cette collaboration est pour moi le facteur clé de succès de la naissance de l’archiviste de XXIème siècle.

 

Le forum de l’association des archivistes français  (AAF) a été le théâtre de plusieurs débats très fructueux sur le thème de l’emploi précaire dans la fonction publique française et des passerelles possibles entre le secteur public et le secteur privé et inversement.

L’un des débats à débuté par cette question fort pertinente d’un membre du forum :

 

Je cite : « Bonjour, à travers ce mail, je souhaiterais soulever une problématique particulière : le fait qu'un archiviste s'engage en début de carrière dans une voie privée cela est-il irréversible ? En une phrase est-il possible après 10 ans de carrière dans le privé d'intégrer une structure publique ? Aujourd'hui, je m'interroge vraiment étant confrontée directement au problème. Le souci est que mon cas n'est pas isolé. Merci pour votre retour. »

 

Cette question est très significative car elle révèle une certaine attitude désemparée de certain de nos collègues en phase de recherche d’emploi et qui souhaite dans ce cadre diversifier leur carrière. Ceux-ci sont confrontés irrémédiablement d’une part, à des conditions de recrutement qui ne favorisent pas la mobilité entre les deux secteurs et d’autre part, pour ceux qui ne possèdent pas de concours, à un véritable parcours du combattant pour intégrer la fonction publique lorsque les concours de la filière culturelle sont ouverts de manière irrégulière et lorsqu’ils sont ouverts le nombre de poste à pourvoir est très souvent dérisoires. La seule alternative reste donc le recrutement sous contrat à statut précaire dans la fonction publique, qui dans notre profession devient malheureusement la règle (sur 100 annonces de recrutement dans la fonction publique parues sur le site de l’AAF, plus de 70 % sont des emplois précaires proposés en CDD).

Mais la situation est encore plus perverse lorsque certain service d’archives public en sous effectif avéré, ont un mal fou à recruter du personnel diplômé, lorsque ce personnel possède les compétences souhaitées mais ne détient malheureusement pas de concours. Dans cette situation, on privilégiera un personnel plus facilement intégrable, c’est à dire un personnel qui possède un concours mais pas forcément les compétences requises, voir aucun diplôme en archivistique.

 

Quel est donc la problématique sur cette question ?

 

Je pense que vous l’avez bien compris, tout le problème réside dans le fait que le système du concours constitue un frein et ne correspond plus aux exigences de notre temps, ni à l’évolution de notre société, là où désormais il est demandé aux individus dans leur vie professionnelle d’être réactif, efficace, d’avoir un esprit d’entreprise, une conscience professionnelle et pour les agents des services publics posséder également un sens de l’intérêt général et de prôner les valeurs du service public.

 

Deux raisons sont à distinguer : d’une part en terme de motivation des agents et d’autre part en terme de réactivité et de qualité dans le recrutement de compétence qui rejoint la question posée par notre collègue sur le forum de l’AAF :

 

Sur le premier point, il me souvient d’une réflexion sous forme de question posée par un conservateur du patrimoine après un échange que nous avions eu sur le forum de l’AAF ?

Je cite : "Trouvez-vous effectivement normal de travailler pendant des années pour obtenir diplômes et concours, pour ensuite être aussi mal payé et disposer d'aussi peu de moyens et de reconnaissance dans son travail ?"

Nous y arrivons enfin, la vraie question a été posée...... C'est dire, de ce qu'est devenue toute la perversité de ce système des concours. Ainsi, comment peut on espérer obtenir : motivation, réactivité et efficacité de la part d'agents qui estiment ne pas mériter la situation dans laquelle ils se trouvent, ce sentiment de travailler pour une institution qui ne donne pas de moyen, qui ne laisse pas beaucoup de place à l'initiative personnelle et qui ne sait pas reconnaître le mérite de ceux qui s'y investissent. Tant de travail et d’effort pour décrocher diplôme et surtout le concours pour s’apercevoir que l’institution pour laquelle on exerce ne reconnaît aucun mérite, ni la valeur de ses agents. C’est bien le signe que nous avons atteint là, les limites de ce système car il est devenu contraire aux aspirations de chacun dont l’objectif est de se réaliser dans son métier. Il est devenu contraire au développement même de l'esprit humain. J'ai passé un peu plus de 10 années dans la fonction publique, il m'a fallu longtemps pour comprendre cela. Ainsi, vaille que vaille, on choisira sans aucun doute d’abandonner ses aspirations et ses projets personnelles ou professionnelles au profit de la conservation d’un statut qui quoiqu’il arrive, assurera une rémunération jusqu’à la fin de sa vie. De là naît dans l’inconscient collectif, la recherche d’un modèle de vie celui du fonctionnaire au statut qui protège et rassure, mais qui s’inscrit dans une routine caractérisée par une peur du changement. Un modèle de vie qui a également appris à se méfier du secteur privé car il est plus exigent, jugé parfois infréquentable et surtout considéré comme étant contraire à ses propres valeurs.

 

Le second point révèle comment le système des concours est devenu une réelle contrainte en terme de recrutement de compétence. La fonction publique en générale et à fortiori l’administration des archives, doit s’extraire d’une de ses principales contraintes en terme de recrutement de compétence, celles d’accueillir en son sein des agents qui ne sont pas des professionnels des archives et sous le seul prétexte qu’ils possèdent un concours, il s’agit là d’agent tout venant dont la motivation laisse trop souvent à désirer, sans parler des personnels affectés aux archives par mesure disciplinaire car inemployable ailleurs, ou qui demandent une affection aux archives pour se mettre à l’ombre. Et quoi que vous puissiez en dire, ceci n’est pas une caricature…

Le rapport du 20 février 2008 du conseil supérieur de la fonction publique territoriale relatif à la réforme de la filière culturelle donne des éléments de réflexion en terme d’organisation permettant d’assurer au regard des processus de recrutement une certaine réactivité et une certaine qualité en terme d’adéquation entre les compétences des individus au regard des profils recherchés. Nous serions sans doute sur la bonne voie, si ce rapport eut fait état d’une ouverture nécessaire vers le secteur privé.

Cette réforme de la filière culturelle proposée par ce rapport, s’effectue dans un périmètre qui se cantonne à elle-même, nous sommes dans la case - secteur public - sans en sortir. Ainsi, en terme de recrutement, je ne vois pas d’éléments de réflexion et de perspectives donnés au regard du besoin nécessaire d’une ouverture vers le secteur privé. Il semble qu’une membrane imperméable se trouve encore officiellement érigée entre ces deux mondes.

Or, pour répondre complètement et concrètement à cette adéquation nécessaire entre la compétence des individus au regard des profils recherchés, cette réforme pourrait être complétée et parachevée, en émettant des propositions et des éléments de réflexion qui permettent de sortir d’elle-même, en considérant qu’une partie du vivier qui se trouve résider dans le secteur privé est un vivier intéressant, nécessaire, en terme de compétence propre à satisfaire des besoins avérés et que dans ce cadre il conviendrait de trouver les moyens de recruter ce durablement ce personnel qui certes ne possède pas de concours mais toutes les compétences requises.  En obligeant ce vivier à acquérir systématiquement un passeport d’entrée dans la fonction publique, il est ajouté une contrainte supplémentaire propre à cloisonner le recrutement et à réduire la mobilité nécessaire d’un secteur vers l’autre. Cette mobilité public/privé est propre à développer et accroître le niveau de compétence de chacun, phénomène qui correspond également au souhait de chaque individu d’assurer pour soi-même un déroulement de carrière professionnel accompli et réalisé.

 

Je me suis toujours demandé à quoi servait réellement ce « sas » appelé « concours » par le franchissement duquel les individus seraient revêtus d’une onction qui leur procurerait toute vertu, respectant ainsi, la main sur le cœur, l’intérêt général et toutes les valeurs du service public. Alors je pose la question : As-t-on encore besoin de passer par ce « sas » obligé pour investir sa fonction ? Ne sommes nous pas arrivé à un stade de développement de l’esprit humain caractérisé par la responsabilité individuelle, permettant de prendre conscience seul, à partir du moment ou l’on s’engage dans une voie de respecter celle-ci et les valeurs qu’elle prône et/ou pourquoi pas, aidé par une sensibilisation intensive et accrue au gré de formations initiales et/ou répétées au cours de la carrière, et/ou réitérées à chaque passage d’un secteur vers un autre. Et pour s’assurer de la bonne réalisation des politiques publiques, mettre en œuvre des gardes fous reposant sur la responsabilité individuelle identifiée au regard du poste que l’on occupe et l’évaluation de l’action de chaque agent au regard de l’emploi occupé. Cette évaluation sera effectuée par le biais de moyens déclinés (vision, mission, objectifs, résultats analysés objectivement).

Alors vous allez me dire : « Et l’égalité d’accès à l’emploi ? ». L’accès à un emploi ne doit se faire que par le biais des seuls critères de compétence et d’expérience professionnelle permettant de révéler la valeur intrinsèque des candidats, analysée et évaluée collégialement et objectivement au regard du profil élaboré pour tenir l’emploi à pourvoir. Ce mode d’évaluation constitue de fait un choix objectif et égalitaire s’agissant d’une analyse et d’une considération des profils de chaque candidat sur un même plan et sous un même angle au regard du référentiel caractérisé par le profil d’emploi défini au départ (le profil de poste). Je conçois que ce moment charnière du processus de recrutement doit être accompagné de toutes les précautions nécessaires, s’agissant de se préserver de dérives allant de la discrimination en passant par le choix partisan de tel ou tel, en dehors de critères objectifs entrant dans l’élaboration du profil de poste correspondant à l’emploi. Les solutions possibles pourraient être les suivantes :


- Une validation systématique du référentiel (le profil de poste) au niveau de subsidiarité adéquat avant la diffusion de l’annonce de recrutement.

- Une évaluation systématique et a posteriori du processus de recrutement,  par des instances indépendantes nommément désignées et pourquoi pas, appartenant à un autre domaine d’activité, chargées d’analyser la procédure au regard des dérives possibles (discrimination, choix partisan).

 

L’intégration dans la fonction publique des forces vives issues du secteur privé repose sur des contraintes et des barrières qui ne sont plus justifiées, favorisant ainsi une frange du vivier qui certes possède un concours mais pas forcément les compétences requises. Ainsi ces compétences venues du secteur privé doivent être intégrées sans contraintes, ni barrière, elles doivent être considérées comme une alliée précieuse permettant à l’administration des archives de se doter de collaborateur de valeur. La mise en œuvre d’un tel processus libéré de la contrainte du concours doit être la preuve qu’une collaboration saine, fructueuse et décomplexée, est capable de s’instaurer dans notre profession, entre le secteur public et le secteur privé, là où l’un doit être riche des enseignements de l’autre. 

Le défi à relever est immense car il s’attaque à des mentalités et des attitudes à changer en profondeur. Mais je dirai simplement que les tours de Babel ne résistent jamais, encore moins les châteaux et les villages d’irréductibles gaulois. Le sanctuaire finira par tomber, le processus de réforme en cours de la fonction publique relatif à la révision générale des politiques publiques (RGPP) aboutira certainement jusqu’à son terme, et sous les à-coups d’une nature humaine qui, quand bien même, reste lucide et responsable et qui sans état d’âme, n’hésitera pas à demander l’accélération des réformes d’un système qui va désormais à l’encontre de son développement.

Enfin pour rassurer notre collègue auteur de la question de départ, il me semble que ni ses compétences et ni son expérience ne doivent être remises en cause. Notre collègue est tout simplement victime d’un système à bout de souffle, prisonnier de ses contraintes, ou l’on préfèrera recruter un agent titulaire dont les compétences en archivistique seront très moyenne mais sous le seul prétexte qu’il possède un concours. Dura lex, sed lex…. (la loi est dure mais c’est la loi)


Sources bibliographiques :

 

Gilles Désiré dit Gosset, À quoi sert un archiviste départemental ? Conférence de l’Ecole des Chartes, Paris, décembre 2007 In http://elec.enc.sorbonne.fr/document346.html.

 

Conseil supérieur de la fonction publique territoriale, Rapport sur la réforme de la filière culturelle, rapporteur Jean-Claude Lenay, Paris, CSFPT, 2008. In http://www.csfpt.org/fr/travaux/contenu.php?id=157.

 

Georgette Elgey, Les Français et leurs archives, actes du colloque au Conseil Economique et Social du 5 novembre 2001. Paris. Fayard. 2002

 

Raoul Busquet, Le chartiste "archiviste départemental", dans Les chartistes dans la vie moderne, op. cit., p. 41-63.

 

Bruno Delmas, La Société sans mémoire. Propos dissidents sur la politique des archives en France, Paris, Bourin, 2006, 200 p.

 

Bruno Delmas, Qu'est-ce qu'être archiviste, dans Bulletin de l'Association des archivistes de l'Eglise de France. Automne. 2000, n°54, p. 3-5.

 

Catherine Dhérent, Les mutations des métiers, dans Les Cahiers du numérique, Paris. Hermès. 2000

 

Sonia Combe, Archives interdites. Les peurs françaises face à l’histoire contemporaine, Paris, Albin Michel, 1994, 227 p. Nouvelle édition, Archives interdites. L’histoire confisquée, Paris, La Découverte, 2001, 325 p.

 

Pierre  Chaunu, La Mémoire et le sacré, Paris. Calmann-Lévy. 1978

 

Marie Cornu et Jérôme  Fromageau, Archives et patrimoine, 2 tomes. Paris. L'Harmattan. 2004

 

Jacques Derrida, Mal d'archives : une impression freudienne, Paris. Galilée. 1995

 

Lucie Favier, La Mémoire de l'Etat : histoire des Archives nationales, Paris. Fayard. 2004

 

Laurent Sébastien, Archives secrètes, secrets d'archives? Paris. CNRS Editions. 2003

 

Les Archives au fil du temps. Actes du colloque du 26 février 2002 à la Fondation Singer-Polignac. Paris. Perrin. 2002

 

Loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives

 

Décret n° 2009-1124 du 17 septembre 2009 modifiant le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d’archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques

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