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28 mai 2008 3 28 /05 /mai /2008 23:32

 

Crée en 1897 au sein du ministère de l’instruction publique (direction des archives et bureau des archives départementales et communales), elle prend le nom de direction des archives de France (DAF) en 1936. En 1959, elle est rattachée au ministère des affaires culturelles.

Notre vénérable institution sera prochainement intégrée au sein de la direction du patrimoine (architecture, archives, musées, patrimoine monumental, archéologie) du ministère de la culture et de la communication, dans le cadre de la mise en œuvre de la révision générale des politiques publiques (RGPP). Faut-il se réjouir de ce changement… ou en pleurer ? Je pense que la question n’est pas vraiment là. Au-delà de toutes les polémiques, des encouragements vains à la révolte sous le coup d’un conservatisme latent. Ce qui est vraiment en jeu, c’est de démontrer que nous sommes capables de nous adapter à notre temps et aux évolutions de la société. Gageons simplement que ce changement majeur permettra d’une part, de se tourner vers une efficacité et une réactivité dans notre action et d’autre part, d’adapter le fonctionnement de l’institution tout comme la gestion des archives elles-mêmes aux contraintes et aux exigences nouvelles. Quelles sont-elles ?

 

- Se doter de personnel dont les compétences correspondent à l’emploi tenu, à la faveur d’un recrutement efficace et réactif. Je ne reviendrais pas ici sur ce thème, je vous renvoie à un article précédent « Le petit monde des archives face à la révision générale des politiques publiques (RGPP) » (http://ericmicaelli.over-blog.com/)

 

- Assurer le développement des nouvelles technologies et dans ce cadre, être une force d’expertise au profit des services d’archives eux-mêmes et des administrations demandeurs.

Il faut relever les défis d’un archivage électronique maîtrisé (sans quoi l’administration deviendrait amnésique !), des supports et médias fiables nécessaires au stockage des données, de la gestion électronique de document (GED), de la numérisation, des logiciels libres et propriétaires, etc… Sur ces sujets en perpétuelles évolutions, qui font désormais partie de notre cœur de métier, les archivistes ont aussi leur mot à dire… et non des moindres.

 

- Mettre en place les nouveaux modes de gestion permettant d’optimiser la gestion des ressources et des moyens alloués et permettant dans ce cadre, de ne plus présenter la fonction archives, aux yeux de nos responsables et de nos élus, comme un centre exclusif de coût, sans une recherche d’optimisation, sans apport substantiel de valeur ajoutée et de gain de productivité pour les services publics eux-mêmes, ou sans apport d’un minimum de profit (établissement, service d’économie mixte, secteur privé). Sur ce thème, je vous renvoie également à l’article « Le petit monde des archives face à la révision générale des politiques publiques (RGPP) ».  (http://ericmicaelli.over-blog.com/)

 

- Répondre aux contraintes des administrations s’agissant d’assurer pour celles-ci et sans rupture de charge, d’une part, la collecte des archives permettant de désengorger des locaux trop souvent encombrés, et d’autre part, une restitution réactive et à la demande des documents collectés, et conservés dans les services d’archives. Quelles évidences me direz-vous car cela constitue notre cœur de métier et pourtant ! Combien d’administration, combien de collectivité, combien d’établissement voient leurs locaux encore saturés par de vieux dossiers dont ils ne savent plus quoi faire ? Et face à ces contraintes majeures, les solutions apportés par l’administration des archives sont-elles toujours suffisantes ou en adéquation ?

Sur ce thème, il subsiste encore certains errements anciens toujours utilisés. Ils consistent à imposer aux agents d’un service public la réalisation des travaux d’archivage avant versement. Il me souvient d’une question fort pertinente posée sur notre forum, dont je vous livre à nouveau la substance : « Quelle est la part du temps consacré par un agent aux travaux d’archivage réguliers … et de classement… ? A-t-on des estimations, des moyennes sur ce sujet qui pourraient faire l'objet d'un argument fort lors des débats avec les services producteurs sceptiques ? ».

Les réponses ont été assez unanimes, dont certaines issues de l’étude de l’UCANSS. Réponse : Temps moyen consacré à l’archivage, un (1) jour par an, pas plus (sic) ; temps consacré au classement et à la recherche de documents, de 20 à 40% du temps.

Si les agents apportent une attention très particulière au classement de leur archives courantes dans la perspective d’une recherche, très souvent urgente, il va de soit que le temps consacré aux travaux d’archivage est quasi insignifiant. Cependant en l’absence d’inventaire des dossiers d’archives  intermédiaires là où la mémoire des agents devient très défaillante, les recherches prennent souvent des heures… et ne parlons pas des archives définitives lorsque celle-ci sont encore détenues par les services… Ainsi, il est toujours considéré dans l’inconscient collectif que le temps consacré à l’archivage pourrait être sans nul doute mieux employé ailleurs, là où l’urgence devient le quotidien, mais sans doute pas pour des travaux qui somme toute sont considérés comme fastidieux ou ingrats, sans cesse reportés aux calendes grecques. Ceci est une réalité, d’autant plus affirmée aujourd’hui, qu’elle est le fruit d’une évolution de nos sociétés contemporaines où tout va très vite et qui a désormais besoin de réactivité et d’efficacité. Il nous faut désormais prendre en compte cette réalité pour mobiliser les moyens adéquats.

 

Ainsi, je pose les questions suivantes : l’institution en l’état, est-elle actuellement capable d’une part, d’insuffler une dynamique propre à relever ces défis et d’autre part, de contribuer à une mobilisation des moyens nécessaires ? Des mentalités ne doivent-elles pas être changées ? Dans ce cadre, l’opportunité d’une telle réforme ne serait-elle pas salvatrice ?

Le cœur de métier de la DAF est l’élaboration et/ou la mise en oeuvre des normes, de la réglementation technique et du contrôle scientifique, de l’animation du réseau des archives à un niveau interministériel.  La question qui doit être posée est de savoir si désormais nous avons besoin d’une direction complète avec autant de personnel (« une batterie de conservateurs et /ou de chargés d'étude documentaire, d’attachés, etc. ») pour assurer convenablement ces missions ? Dans ce cadre, est-ce que les moyens alloués en ressources humaines, en quantité et en qualité, correspondent-ils toujours aux missions ? Au sein des missions de la DAF, n’y a-t-il pas des fonctions doublons à mutualiser, subsiste-t-il des fonctions anciennement crées par empilement sans vison ou cohérence d’ensemble à l’époque ? A-t-on absolument besoin d’un statut de direction à part entière pour intervenir à un niveau interministériel ? Et dans ce cadre, un statut de sous-direction ne suffirait-il pas ?

 

Si la réponse à ces questions est majoritairement le OUI, alors pour certains d’entre nous, il ne restera que la nostalgie indélébile des temps anciens, sans doute considérés comme merveilleux. Mais, perpétuellement traumatisés par la peur de l’inconnu et l’adaptation nécessaire au changement.

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Published by Eric MICAELLI
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commentaires

Verdier 10/09/2008 16:47

Bonjour,
j'ai surtout une question à poser. Pouvez-vous préciser à quelle étude de l'UCANSS vous faites allusion lorsque vous écrivez que "Les réponses ont été assez unanimes, dont certaines issues de l’étude de l’UCANSS. Réponse : Temps moyen consacré à l’archivage, un (1) jour par an, pas plus (sic) ; temps consacré au classement et à la recherche de documents, de 20 à 40% du temps." ? Je trouve en effet que cette approche est intéressante.
Merci pour votre réponse.