L’archiviste du XXIème siècle

L’archiviste du XXIème siècle : artisan de la réactivité de l’administration face aux contraintes de l’archivage et acteur culturel indispensable.

Dans l’inconscient collectif, la profession d’archiviste renvoie aux travaux de classement ingrats de papier poussiéreux effectués dans la pénombre d’une cave ou d’un grenier par quelques individus introvertis confortablement installés dans leur bulle, un peu hors du monde. Il se dégage rarement une vision différente d’un archiviste manager et gestionnaire, sachant analyser et identifier les contraintes d’une situation et dont la contribution méthodologique et les qualités d’organisation permettent de mettre en œuvre les leviers indispensables au fonctionnement réactif des structures administratives au regard de la mise en œuvre de leur archivage. Il est encore moins perçu par le profane, le rôle culturel indispensable de l’archiviste, dont l’action aux yeux du commun des mortels, ira plutôt au bénéfice du bibliothécaire.
Le rôle de l’archiviste au XXIème siècle doit impérativement suivre l’évolution de la société, dans laquelle désormais, le premier rôle d’hier s’agissant de l’archiviste presque exclusivement « acteur culturel » devra être tout autant celui de l’archiviste « manager et gestionnaire » permettant d’une part, d’assurer la gestion efficiente du service dont il a la charge et d’autre part, répondre en tant qu’expert aux contraintes des administrations et proposer des solutions d’archivage réactives et efficaces.

I) L’archiviste « manager et gestionnaire » 

Certains archivistes cherchent la raison pour laquelle ils ont du mal à être respectueusement entendu s’agissant de la mise en œuvre des bonnes pratiques d’archivage, de la réglementation en vigueur ? Et dans ce cadre, pourquoi ont-ils du mal à se faire respecter ?
Pour acquérir ce respect, certains de nos collègues, (Cf. notamment - Gilles Désiré dit Gosset À quoi sert un archiviste départemental ? In http://elec.enc.sorbonne.fr/document346.html » prônent une attitude qui tend à mettre en valeur les caractéristiques principales d’hier qui ont fait la spécificité du métier d’archiviste, celles qui consistent avant tout à être des scientifiques. « L’archiviste est d’abord celui qui sait lire les textes anciens, qui sait les décrypter, les rendre intelligibles… » Ainsi, aux contraintes que posent désormais la gestion contemporaine des archives, il faut répondre par un étalage de connaissance en paléographie, philologie, codicologie, diplomatique, etc. Ne serions nous pas là en décalage total, devant ce que l’administration attend de nous, telles des statues pétrifiées au sein d’une société en mouvement. Je comprends que face à cette attitude décalée et jugée parfois arrogante, hautaine ou marginale, nos interlocuteurs soient totalement désemparés. Laissons ces qualités à l’autre volet de notre métier : l’archiviste en tant qu’acteur culturel indispensable, que nous développerons dans une seconde partie.
Pour acquérir ce respect, il s’agit bien d’une autre attitude dont il faut faire preuve, celle qui permet de donner à l’administration les leviers nécessaires permettant de résoudre toutes les contraintes majeures que posent la nécessité d’archiver. Quelles sont ces contraintes ? Je ne reviendrais pas sur l’analyse de celles-ci, je vous renvoie à mes articles précédents (Le petit monde des archives face à la révision générale des politiques publiques (RGPP) ; Projet de loi sur les archives : quels leviers choisir pour une application optimisée ? ; La DAF est morte, vive la DAF ! In http://ericmicaelli.over-blog.com/). Ainsi, dans ce domaine, ce que recherchent désormais nos interlocuteurs, c’est d’une part, une expertise qui repose sur une analyse exhaustive de leur contraintes et d’autre part, la capacité de mise en oeuvre de solutions d’archivage crédibles qui reposent sur le respect des contraintes identifiées (contraintes budgétaires, indisponibilité ou insuffisance des moyens et des ressources alloués, bureaux engorgés, espace de stockage indisponible, manque de réactivité dans la recherche et la communication des documents, absence de maîtrise du Knowledge management, etc). Ainsi, ce que l’on demande à l’archiviste ce n’est pas d’être, ni un financier, ni un comptable, ni un DRH… mais simplement d’être proche des préoccupations d’un gestionnaire, afin de comprendre ses contraintes et de mieux mettre en œuvre les solutions d’archivage proposées.

Un autre aspect de notre attitude a également le don d’agacer nos interlocuteurs : l’application froide de la réglementation sans discernement et sans se poser une seule seconde la question des contraintes qu’une telle application peut poser à son tour, en terme de mobilisation de ressources ou en terme de surcoût pour l’administration elle-même ou dans la mise en œuvre de prestation en surcoût par un prestataire de service. Nous sommes encore dans ce schéma vieillissant « la réglementation dit que ….. alors, elle doit être appliquée coûte que coûte…. » A croire que certains archivistes ne trouvent leur manière d’exister que dans l’application stricte de la réglementation. L’application de la réglementation, sans avoir non plus l’impression de transiger, doit tenir compte de la réalité des contraintes subies et sans en créer d’autres, surtout lorsque les moyens alloués ne le permettent pas. Dans ce cadre, s’obstiner pompeusement ou de manière arrogante, caché derrière son statut de fonctionnaire, contribue à perdre toute notion de crédibilité ou de respect tant recherché. La crédibilité et le respect s’apprennent dans la souplesse.
Il me semble que dans ce domaine, la place doit être également laissée à la responsabilité individuelle de chacun, sans quoi, il faudra toujours tout réglementer dans un monde asphyxié et impossible à vivre. Sur cette question et dans le registre du déroulement de carrière, il me semble également que le fait d’avoir exercé, même un court instant de sa vie professionnelle, dans le secteur privé, permet de comprendre cette réalité, dans laquelle, où, pour se protéger l’administration peut mettre en œuvre certaines aberrations réglementaires ou l’application très restrictive d’une réglementation devenue obsolète au regard de l’évolution des pratiques, des contraintes, des besoins et des mentalités. Cette attitude qui peut être nuisible, dans la mesure ou d’une part, elle verrouille l’efficacité de l’administration elle-même et d’autre part, freine toute initiative et capacité d’innovation. Dans ce cadre seul l’indispensable exercice d’une carrière professionnelle diversifiée dans le public et dans le privé, permettra d’en finir ou de réveiller certains de nos collègues encore confortablement installés dans leur tour de Babel ou leur sanctuaire…

L’archiviste gestionnaire efficient du service dont il a la charge : Certains d’entre nous exercent des responsabilités de directeur, de chef de service et cumulent souvent plusieurs casquettes (directeur, comptable, DRH, comme c’est le cas notamment dans certaines petites entreprises du secteur privé). Par l’exercice de ces responsabilités, certains s’écartent mais toujours avec regret, du travail scientifique de l’archiviste. Ceci est également une réalité et dans ce cadre, les responsabilités associées aux fonctions imposent nécessairement des qualités de gestionnaire qui s’apprennent pour la plupart d’entre nous sur le tas et pour les plus courageux lors de formations spécifiques. Un archiviste gestionnaire, oui, mais pourquoi faire ?
Dans notre domaine l’enjeu est très simple, il s’agit d’optimiser la gestion des moyens et des ressources alloués ou disponibles, permettant, de ne plus présenter la fonction archives, aux yeux de nos responsables et de nos élus, comme un centre exclusif de coût, sans une recherche minimale d’optimisation, sans apport substantiel de valeur ajoutée ou de gain de productivité pour les services publics eux-mêmes, ou sans apport d’un minimum de profit pour le secteur privé ou mixte.
Pour cela un certain nombre d’outil sont à notre disposition : sans compter sur les qualités innées pour certains d’entre nous, d’organisation, d’optimisation,  de rigueur dans le travail ou de gestionnaire en bon père de famille. Certaines techniques de gestion viennent compléter cela, il s’agit notamment, du management de la qualité, du contrôle de gestion, de l’audit. Alors, je pose les questions suivantes : Quand verra-t-on la majorité des directions des archives départementales certifiées ISO 9001 ? Quels directeurs d’archives départementales utilisent régulièrement un tableau de bord de gestion muni d’indicateurs pertinents et réalistes en adéquation avec les objectifs du Conseil général et de la sous-direction de tutelle du ministère de la Culture ? Quelles directions des archives départementales réalisent régulièrement des audits internes ?

Sur le registre de la crédibilité : Ce n’est, d’une part, que par la mise en œuvre de services d’archives qui savent optimiser leur gestion et d’autre part, dans la capacité d’apporter des solutions crédibles aux contraintes d’archivage subies par l’administration que nous parviendrons à gagner cette reconnaissance et ce respect tant recherchés. C’est par cette crédibilité retrouvée que nous parviendrons à justifier l’allocation et l’emploi de ressources suffisantes au regard des missions à accomplir et dont l’utilité des crédits ne fera plus aucun doute aux yeux de nos responsables, élus ou gestionnaires de crédit.

Sur le registre des gains de productivité et des marges de manœuvres retrouvées : seule une bonne gestion efficiente de nos services permettra certainement d’augmenter substantiellement des crédits parfois trop courts, mais nécessaires d’une part aux opérations de mise en valeur du patrimoine (expositions, colloques, conférences, etc.), d’autre part, et parfois encore plus, à l’autre de notre cœur de métier : contrôle, collecte, classement et conservation.

II) L’archiviste « acteur culturel indispensable » ou le triomphe de la communication

La Communication, sans doute le maître mot, pour assurer nos missions qui relèvent du cœur de métier :

1 - Mise en valeur et transmission du patrimoine,
2 - Contrôle, collecte, classement, conservation.

La Communication mise en œuvre doit correspondre au double rôle des archives (historique, administratif). Les archives comme vecteur de communication tourné d’une part, vers le monde des historiens, de l’Education nationale (établissements scolaires et universités), des chercheurs, des érudits, avec comme objectif premier la mise en valeur et de la transmission du patrimoine. D’autre part, vers le monde administratif mais aussi les prestataires de services avec comme objectif premier de maîtriser les processus de contrôle, de collecte, de classement et de conservation.

Vous vous doutez bien que dans l’un et l’autre cas le discours et l’argumentaire choisis devront être différents : dans un cas, il faudra mettre en valeur toutes nos connaissances scientifiques et historiques et c’est ici que nos connaissances en paléographie, philologie, codicologie, diplomatique, etc… prendront tous leurs sens pour aider et promouvoir la recherche, la production historique et universitaire, la mise en valeur de notre patrimoine. Dans l’autre cas un argumentaire plus administratif qui mettra en valeur la nécessité dans nos nouvelles organisations, d’optimiser les moyens et les ressources, de trouver et mettre en œuvre les meilleures solutions d’archivage pertinentes et crédibles. Quel argumentaire des plus surprenants aux yeux de nos interlocuteurs, et qui plus est, de la part d’un archiviste…! Il me semble que c’est sur ce terrain qu’il faut agir….

Ainsi, vous comprendrez bien qu’être exclusivement archiviste « acteur culturel » en laissant de coté la dimension de l’archiviste « manager et gestionnaire », c’est laisser un espace vide au regard de ce double rôle indispensable à tenir. Cet espace souvent laissé en friche, dans lequel se sont insérés irrémédiablement les prestataires de services et les cabinets de conseils. Cette intervention est salutaire, elle doit être désormais considérée comme une alliée précieuse permettant aux services d’archives publics d’assurer une partie des missions et de remplir une partie des objectifs. Ces relations doivent être la preuve qu’une collaboration saine, fructueuse et décomplexée, est capable de s’instaurer dans notre profession, entre le secteur public et le secteur privé, là où l’un doit être riche des enseignements de l’autre. Si le secteur public a besoin des méthodes et techniques de gestion et d’organisation réactives mises en œuvre par le secteur privé. Le secteur privé aura besoin des connaissances scientifiques héritées du secteur public, en terme de gestion des archives.

Alors, serez-vous l’archiviste du XXIème siècle… ?