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29 septembre 2008 1 29 /09 /septembre /2008 13:02



Le débat se poursuit concernant le sujet : « AAF – Gazette des communes », dont nous avons déjà fait référence. L’AAF publie un communiqué (voir ci-dessous in extenso) dans lequel une question majeure est abordée, celle de l’intervention des sociétés d’archivage. Il est bien évident, que nous sommes ici encore dans un schéma assez pervers avec une interprétation du sujet faite en terme de perte d’influence et non en terme de collaboration indispensable (public – privé). Schéma dans lequel, les services d’archives publics n’ayant plus les moyens de remplir la totalité de l’une de leur mission principale (collecte et traitement) laissent un espace vide dans lequel s’insèrent irrémédiablement les prestataires de service et dans ce cadre, considère cette intervention comme étant potentiellement nuisible, néfaste et l’interprète systématiquement en terme de perte d’influence. Et dans ce cadre, il est recommandé à juste titre par l’AAF la plus grande prudence s’agissant de l’intervention des sociétés d’archivage : « L’externalisation des archives est un processus complexe, et ne peut certainement pas être considérée comme une solution systématique »

 

Nous avons atteint un point d’évolution dans lequel, d’une part, il sera quasiment impossible aux services publics compte tenu des conjonctures de retrouver des moyens et des marges de manœuvres suffisant pour assurer en régie la totalité des missions qui lui sont dévolues en terme de collecte et de traitement des archives. D’autre part, le développement des sociétés d’archivage et autres cabinets de conseil a désormais atteint un niveau au regard duquel, il est quasiment impossible de remettre en cause leur influence, certaines sociétés ont plus de 15 ou 20 ans d’existence, elles emploient des centaines ou des milliers de personnes et certaines ont atteint un niveau d’expertise reconnu par la profession. Alors je pose la question, où se trouve l’issue, autrement que dans une collaboration nécessaire. Collaboration qui permettrait par ailleurs, de proposer aux services publics et sous le contrôle de l’administration des archives lorsque celle-ci ne dispose pas de moyens suffisants, des solutions d’archivage réactives et efficaces au regard des contraintes subies par ces mêmes services publics en terme de gestion de leurs archives.

Alors vous allez me dire que parmi ces sociétés, il y a encore beaucoup d’amateur et vous avez totalement raison. Dans ce cadre, je ne peux que saluer la rédaction de l’article 212-4 inséré au code du patrimoine (loi n°2008-696 du 15 juillet 2008) :

 

« Les administrations peuvent, après en avoir fait la déclaration à l'administration des archives, déposer tout ou partie de ces documents (archives n’ayant pas encore fait l’objet de sélection) auprès de personnes physiques ou morales agréées à cet effet par ladite administration. Le dépôt fait l'objet d'un contrat qui prévoit les conditions de sécurité et de conservation des documents déposés ainsi que les modalités de leur communication et de leur accès, du contrôle de ces documents par l'administration des archives et de leur restitution au déposant à l'issue du contrat. Un décret en Conseil d'Etat (à paraître) fixe les modalités de la déclaration préalable ainsi que les conditions d'octroi et de retrait de l'agrément des dépositaires, et précise le contenu des clauses devant figurer dans les contrats de dépôt. »….. « Les dispositions qui précèdent ne sont pas applicables aux archives des collectivités territoriales et des groupements de collectivités territoriales »

 

Cet article est d’une importance majeure, car il dessine les premiers contours d’une collaboration nécessaire entre services d’archives publics et société d’archivage. Si cette collaboration est maîtrisée comme le prévoit les éléments figurant dans l’article du code du patrimoine, elle pourra être la preuve que dans notre profession une relation entre secteur public et secteur privé  peut s’instaurer de manière saine, fructueuse et décomplexée.

Pour l’administration des archives, l’intervention des prestataires doit être regardée comme étant une alliée précieuse permettant aux services d’archives publics d’assurer une partie de ses missions et de remplir une partie des objectifs.

Pour les prestataires, cette opportunité doit être interprétée comme un gage de confiance, elle doit susciter un professionnalisme, une déontologie et un sens de l’éthique. Les agréments qui seront accordés aux prestataires devront prévoir l’obligation d’employer du personnel archiviste diplômé (pour les travaux de traitement des archives).

S’agissant du cas, des archives n’ayant pas encore fait l’objet de sélection, il s’agit principalement des arriérés non encore traités, voire des versements annuels qui en suivent (ne sont pas concernés par ce cas, les archives des collectivités territoriales et des groupements de collectivités territoriales) nous savons tous et a fortiori lorsque les volumes sont importants, lorsque les archives sont en vrac ou lorsque les locaux ne sont pas adaptés, qu’il est quasiment impossible in situ et à brûle-pourpoint de déterminer précisément et exhaustivement la part des archives définitives de celle des archives intermédiaires. Ainsi, lorsque le service public à fait le choix, au regard de ses contraintes, d’une externalisation de la conservation de ses archives, ce travail de tri consciencieux et exhaustif ne pourra se faire dans de bonnes conditions que dans les locaux du prestataire de service. Par ailleurs, en terme de surcoût pour ce type de prestation (notamment : frais de déplacement et/ou mise à disposition d’un archiviste sur site, etc.), il sera également préférable que ces travaux de traitement soient effectués dans les locaux du prestataire. Dans ce cas, il conviendrait de prévoir une restitution aux archives départementales, des archives dites définitives, immédiatement après l’achèvement des travaux de traitement. Et pour les archives intermédiaires conservées par le prestataire, soit le transfert aux AD pourra s’effectuer après l’échéance des délais de prescription réglementaires. Dans ce cadre, un plan de transfert pluriannuel aux archives départementales sera établit afin que l’administration des archives ait, en toute connaissance de cause, une droit de regard, de consultation et de contrôle sur les dossiers conservés par le prestataire. Soit la restitution des archives au déposant à l’issue du contrat.

Enfin, les bordereaux d’élimination seront soumis aux visas du directeur des archives départementales et du client (service public déposant) avant toutes destructions physiques des documents.

Je fais le vœu que ces quelques premiers éléments puissent figurer sur le décret d’application à paraître (décret en Conseil d’Etat).

 LE 3 SEPTEMBRE 2008 : COMMUNIQUE DE PRESSE DE L’AAF

L'Association des archivistes français réagit vivement à la publication de
la nouvelle publiée le 11 août 2008 p. 70 de la Gazette, intitulée «
l'archiviste ».

Ce texte, proposé comme une fiction, présente les archivistes municipaux de
façon négative mais nous laissons à son auteur la responsabilité de ses
fantasmes (bien éculés !) dans ce domaine.

Pour autant, nous ne pouvons en admettre la conclusion, qui affirme comme
une solution idéale l'externalisation des archives et le recours à une
société privée nommément désignée. Cette démarche s'apparente pour nous à
une publicité déguisée, d'autant que la société citée existe bel et bien.
Elle nie les compétences de l'ensemble des archivistes publics œuvrant au
sein des communes. Plus grave encore, elle témoigne d'une méconnaissance
certaine des textes législatifs. En effet, la loi 2008-696 du 15 juillet
2008 réaffirme l'interdiction aux collectivités de recourir aux organismes
privés pour la conservation externalisée de leurs dossiers définitifs,
interdiction déjà présente dans les textes antérieurs (regroupés dans le
code du patrimoine). Elle n’entrouvre la possibilité que dans des conditions
strictes et précises quant aux sociétés prestataires (les sociétés devront
être agréées par l’administration des archives) et quant à la nature des
fonds confiés (archives non définitives).

L’externalisation des archives est un processus complexe, et ne peut
certainement pas être considérée comme une solution systématique

L'Association des archivistes français conseille à l'ensemble des lecteurs
de la Gazette des Communes de consulter son site www.archivistes.org
<http://www.archivistes.org/> afin de mieux connaître les missions et les
compétences des services publics d'archives. L’archiviste professionnel, au
sein d'une commune, est un rouage indispensable pour un bon fonctionnement
administratif. Il est compétent pour organiser la gestion quotidienne de
l'information et des dossiers tout en étant capable de réfléchir au sein de
son institution à leur conservation pérenne et à la mémoire qui sera
transmise aux générations futures. Son expertise face aux enjeux de
l'archivage électronique est primordiale.
 

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Published by Eric MICAELLI
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