Externalisation des archives : décret en conseil d’Etat

Un débat a actuellement lieu sur le forum de l’AAF à propos de la parution prochaine du décret en conseil d’Etat relatif à l’organisation de l’externalisation des archives. L’article 212-4 ci-dessous inséré au code du patrimoine (loi n°2008-696 du 15 juillet 2008) annonçait la parution afin de préciser sur ce point la réglementation.

« Les administrations peuvent, après en avoir fait la déclaration à l'administration des archives, déposer tout ou partie de ces documents (archives n’ayant pas encore fait l’objet de sélection) auprès de personnes physiques ou morales agréées à cet effet par ladite administration. Le dépôt fait l'objet d'un contrat qui prévoit les conditions de sécurité et de conservation des documents déposés ainsi que les modalités de leur communication et de leur accès, du contrôle de ces documents par l'administration des archives et de leur restitution au déposant à l'issue du contrat. Un décret en Conseil d'Etat (à paraître) fixe les modalités de la déclaration préalable ainsi que les conditions d'octroi et de retrait de l'agrément des dépositaires, et précise le contenu des clauses devant figurer dans les contrats de dépôt. »….. « Les dispositions qui précèdent ne sont pas applicables aux archives des collectivités territoriales et des groupements de collectivités territoriales »

Nous avons atteint un point d’évolution dans lequel, d’une part, il sera quasiment impossible aux services publics compte tenu des conjonctures de retrouver des moyens et des marges de manœuvres suffisants pour assurer en régie la totalité des missions qui lui sont dévolues. Et pour l’administration des archives cela concerne malheureusement l’un de ses cœurs de métier s’agissant de la collecte et du traitement des archives. Combien d’administrations sont encore laissées en friche au regard de la gestion et du traitement de leur archives ? Nous vivons selon un schéma dans lequel, l’administration des archives n’ayant plus les moyens de remplir la totalité de ses missions laisse un espace vide dans lequel s’insèrent irrémédiablement les prestataires de service et dans ce cadre, cette intervention est considère comme étant potentiellement nuisible, néfaste et l’interprète systématiquement en terme de perte d’influence. D’autre part, le développement des sociétés d’archivage et autres cabinets de conseil a désormais atteint un niveau au regard duquel, il est quasiment impossible de remettre en cause leur influence, certaines sociétés ont plus de 15 ou 20 ans d’existence, elles emploient des centaines ou des milliers de personnes et certaines ont atteint un niveau d’expertise reconnu par la profession.

Alors je pose la question, où se trouve l’issue, autrement que dans une collaboration nécessaire. Collaboration qui permettrait par ailleurs, de proposer aux services publics et sous le contrôle de l’administration des archives des solutions d’archivage réactives et efficaces au regard des contraintes subies par ces mêmes services publics en terme de gestion de leurs archives. Alors vous allez me dire que parmi ces sociétés, il y a encore beaucoup d’amateur et vous avez totalement raison. C’est pour cela que la rédaction du décret en conseil d’Etat actuellement en cours au sein d’un groupe de travail est d’une importance majeure.

L’article 212-4 du code du patrimoine cité plus haut dessine les premiers contours d’une collaboration nécessaire entre services d’archives publics et société d’archivage. Si cette collaboration est maîtrisée comme le prévoit les éléments figurant dans l’article, elle pourra être la preuve que dans notre profession une relation entre secteur public et secteur privé  peut s’instaurer de manière saine, fructueuse et décomplexée.

Pour l’administration des archives, l’intervention des prestataires doit être regardée comme étant une alliée précieuse permettant aux services d’archives publics d’assurer une partie de ses missions et de remplir une partie des objectifs.

Pour les prestataires, cette opportunité doit être interprétée comme un gage de confiance, elle doit susciter un professionnalisme, une déontologie et un sens de l’éthique. Les agréments qui seront accordés aux prestataires devront prévoir l’obligation d’employer du personnel archiviste diplômé (pour les travaux de traitement des archives).

S’agissant du cas des archives n’ayant pas encore fait l’objet de sélection, il s’agit principalement des arriérés non encore traités ou des versements annuels (les archives des collectivités territoriales et des groupements de collectivités territoriales ne sont pas concernées par ce cas), nous savons tous et a fortiori, lorsque les volumes à traiter sont importants, lorsque les archives sont en vrac ou lorsque les locaux ne sont pas adaptés, qu’il est quasiment impossible in situ et à brûle-pourpoint de déterminer précisément et exhaustivement la part des archives définitives de celle des archives intermédiaires. Ainsi, lorsque le service public à fait le choix, au regard de ses contraintes, d’une externalisation de la conservation de ses archives, ce travail de tri consciencieux et exhaustif ne pourra se faire dans de bonnes conditions que dans les locaux du prestataire. Par ailleurs, en terme de surcoût pour ce type de prestation (notamment : frais de déplacement des archivistes, mise à disposition d’un archiviste sur site, etc.), il sera également préférable pour les administrations que ces travaux de traitement soient réalisés dans les locaux du prestataire. Dans ce cas, il se pose la question de la restitution des archives définitives aux archives départementales. Dans ce cadre, il conviendrait de prévoir une restitution aux archives départementales, des archives dites définitives (dont les délais de prescription sont effectivement échus) immédiatement après l’achèvement des travaux de traitement, le coût de ce transfert sera supporté par le service public déposant. Concernant les archives intermédiaires, nous savons tous qu’il est fortement probable dans certain cas, à l’issue des délais de prescription qu’une partie des dossiers est susceptible d’être conservée en archives définitives. Je ne parle pas ici de la comptabilité où il très aisé d’identifier les factures éliminables, mais plus particulièrement de dossiers dont l’exemple type serait les marchés publics pour lesquels on conservera en archives définitives le sous-dossier de l’entreprise retenue avec l’acte d’engagement, le CCTP, le CCAP, le contrat, la correspondance, le contentieux éventuel, le sous-dossier de la CAO, en éliminant le reste (CCAG, règlement de consultation, DC4, DC5, dossier des entreprises non retenues, etc.), ainsi il est bien évident que tant que les délais de prescription ne sont pas échus, ces dossiers ne pourront pas faire l’objet de tri, ni d’élimination ou même être coupés en deux ou en trois. Dans ces cas particuliers, il conviendrait de prévoir le transfert aux archives départementales des sous-dossiers à conserver en archives définitives, après l’échéance des délais de prescription réglementaires. Dans ce cadre, un plan de transfert pluriannuel aux archives départementales établit en fonction des délais de prescription sera réalisé par le prestataire, afin que l’administration des archives ait, en toute connaissance de cause, une droit de regard, de consultation et de contrôle sur ce type de dossiers conservés par  le prestataire.

Enfin, s’agissant de la destruction des archives, elle s’effectuera au regard des tableaux de gestion mis en place par l’administration des archives ou ceux réalisés par le prestataire et validés par l’administration des archives. Les bordereaux d’élimination seront soumis au visa du client (service public déposant) et celui du directeur des archives départementales avant toutes destructions physiques des documents.

Je fais le vœu que ces éléments de réflexion puissent figurer sur le décret d’application à paraître (décret en Conseil d’Etat).