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26 septembre 2012 3 26 /09 /septembre /2012 22:36

 

Ce post possède un but informatif et de partage d'expérience, il n'a aucune visée publicitaire pour les prestataires cités.

 

Maarch, une des spécialistes des solutions de systèmes d’archivage électronique (SAE) et de gestion documentaire en open source et Archimaine, un des spécialistes des solutions de numérisation, d’hébergement et de diffusion en ligne ont organisé un séminaire commun à Paris sur le thème « Enjeux de l’archivage électronique – Collecter, Conserver, Classer, Communiquer » (vous avez reconnu nos 4 « C » que nous connaissons tous car ils constituent les missions d’un service d’archives public, il manquait dans l’intitulé le 5ème « C » Contrôler (contrôle scientifique et technique) puisque le système proposé permet d’aborder une partie de cette mission de contrôle. Ainsi et vous l’aurez compris ce partenariat entre ces deux prestataires à clairement pour objectif de proposer une solution qui couvre l’ensemble des missions d’un service d’archives public.

Ce séminaire séduisant à plus d’un titre, ne s’est pas démenti, en effet l’intérêt principal était d’assister à une démonstration d’un système qui pour la première fois donne une vision qui prend en compte la totalité du cycle de vie des documents. Le système trouve tout naturellement sa légitimité en se référant et en mettant en œuvre les normes existantes en terme de  records management et d’archivage électronique ; Et la vision proposée répond clairement aux questions suivantes, importantes et récurrentes (pour ceux qui me lisent sur ce forum ou ailleurs) : Où vont être transférés les documents ayant une valeur historique et patrimoniale ? Quels documents possèdent une valeur vitale ? Quels documents n’ont aucune valeur probante ? Quelles sont leurs durées d’utilité (DUC, DUA, durée de conservation) ? Qui les produits ? Comment sont organisés les services qui les produisent ? Quels systèmes d’information utilisent-ils ? Les jalons de  validation, DUC, DUA, sont-ils pris en compte dans l’appréhension du cycle de vie, etc, etc.

 

1) Maarch : 

 

Description succincte des fonctionnalités mises en oeuvre, pour en cerner les principes : 

 

*Au sein du SAE est prévu un espace individuel dit « Espace collectivité » géré par les services versants eux-mêmes (chaque service versant possède donc son espace dans lequel il gère ses archives courantes après validation). 

 

- Transfert des documents par les services versants dans leur espace individuel après validation (1er jalon du cycle de vie des documents).

- Versement des documents par les services versants aux AD après durée d’utilité courante (DUC) (2ème jalon) (archives intermédiaires), il s’agit de versement mixte composé de documents sur support papier et sur support électronique (le formulaire de bordereau de versement en ligne prévoit ces deux options).

- Création d’un bordereau de versement mixte en ligne au format XML avec les champs suivants : 

. Définition du support des documents : papier et/ou électronique

. Provenance (description du producteur - norme ISAAR/CPF) : Nom du service producteur, Nom de la direction, Nom du bureau ou cellule, Nom du correspondant archives, etc…

. Description du versement (documents versés - Norme ISAD/G) : Cote, description, niveau de description (documents, sous-dossier, dossiers, répertoire) dates extrêmes + référence à la convention d’archivage établie en amont entre le service producteur et le service d’archives (plan de classement,  DUC, DUA, durée de conservation, communicabilité, restriction d’accès (code SEDA), documents vitaux, niveau de service demandé (délais de restitution ou de mise à disposition des documents vitaux (niveau normal, bas, moyen, haut), format des fichiers à la création, conversion des fichiers au format prévu pour une conservation à long terme (à noter que Maarch est confronté au problème de conversion automatique des fichiers vers des formats pérennes, la conversion est manuelle réalisée par les utilisateurs ou l’administrateur), volumétrie des documents versés, nombre de versement transféré par jour, nombre de documents par transfert, poids maximum (octets) des lots de documents versés, etc.

- Impression du bordereau joint avec les archives papier versées

- Transfert du bordereau électronique accompagné du lots de documents  (transfert par WAARP : transfert distant sécurisé de fichier (Technologie mise en œuvre par Maarch pour la gendarmerie (DGGN) pour rapatrier les procès-verbaux)

 

*Espace commun ou salle de tri virtuelle, géré par les archives départementales (archives intermédiaires et définitives)

 

- Les AD reçoivent des services versants les versements dans un sas ou corbeille après la DUC des documents, les AD procèdent à la vérification des versements sur les critères suivants : 

. Identité du service versant

. Contrôle d’empreinte des documents signés électroniquement

. Profil SEDA

. Contrôle manuel via workflow

. Format PRONOM à l’aide de la bibliothèque DROID ou MIME

. Taille maximale autorisée

 

- Traitement des versements par les AD

. Enrichissement du bordereau de versement (Indexation application du thésaurus W, recotation éventuelle, enrichissement d’analyse, localisation des archives papiers, etc…), 

. Intégration du bordereau de versement dans la base de données,

. Elimination ou conservation en archives définitive après DUA (3ème jalon)

 

Voir la présentation de Maarch : http://fr.slideshare.net/Maarch92/pres-maarch20120925-collecte-et-conservation

 

2) Archinoe :

 

Description succincte des fonctionnalités mises en oeuvre, pour en cerner les principes : 

 

- Gestion des archives définitives : enrichissement des bordereaux de versement produits dans Maarch, par traitement en format EAD, EAC, OAI, SKOS, etc.

- Gestion des contenus en frontal (portail web - publication d’inventaire et des documents définitifs natifs versées ou des archives patrimoniales sur support physique ayants fait l’objet d’un programme de numérisation), 

- Recherche des documents à l’aide du moteur de recherche, en full texte et thésaurus,

- Espace sécurisé des lecteurs sur le principe de la gestion d’un panier de commande des documents papier demandés en consultation, consultation en ligne des documents patrimoniaux numérisés et des documents natifs versés s’ils sont libres d’accès en terme de communicabilité. 

- Mise en valeur du patrimoine par la construction d’exposition virtuelle, notamment.

 

Voir la présentation d’Archinoe : http://fr.slideshare.net/Maarch92/pres-archimaine20120925

 

3) A savoir : 

 

Cette solution est mise en œuvre notamment dans le cadre du projet conduit par le Syndicat Intercommunal des Collectivités Territoriales Informatisées des Alpes - Maritimes (SICTIAM) et sa plate forme ARMON-e mise en œuvre avec l’aide du service des archives départementales et du service des archives du centre de gestion de la fonction publique territoriale. Inauguration de cette plate-forme - Le 4 octobre 2012, à Nice, qu'on se le dise ...!

 

3) En conclusion : Que dire de ce type de projet ?

 

L’archivage d’objet numérique par rapport à l’archivage papier, nécessite impérativement la mise en place d’une organisation particulière et normalisée basée sur une approche par les processus, impérative, permettant une modélisation optimale du système, proche des besoins recherchés. Cette vision apporte une véritable opportunité en terme d’organisation de l’archivage papier. Considéré jusqu’ici comme étant le parent pauvre, l’archivage papier reprend toute sa place et est remis au coeur des préoccupations à la faveur de la mise en oeuvre de systèmes de gestion dit « mixte ». En effet, au travers de ces systèmes, chaque utilisateur s’inscrit désormais dans une organisation dans laquelle il devient un véritable acteur de la gestion des documents et des données d’activité qu’il produit mais aussi de l’archivage en bout chaîne et cela quel que soit le support.  

Les archives numériques représentent une formidable opportunité pour les services d’archives  en leur permettant de faire bénéficier la communauté de leurs compétences métiers, en terme de collecte, de conservation, d’organisation de données, d’analyse, de description, d’indexation, de classification, de communication, de valorisation, et de contrôle.

 

Tout projet d’archivage numérique commence par une étude au sein de l’organisation, afin d’identifier les services producteurs, de qualifier les besoins, d’évaluer les vecteurs de transmission, de vérifier l’adéquation du dispositif envisagé avec une politique d’archivage type, et de définir différentes étapes de mise en œuvre. Le partenariat avec les différentes entités concernées est d’emblée primordial pour permettre de gérer correctement le cycle de vie des documents. Pour qu’un projet d’archivage électronique soit viable et pérenne, des investissements conséquents doivent être réalisés, du fait de la complexité de ce type de projet ; de ce fait une mutualisation des moyens devient indispensable. Le retour  sur investissement, quant à lui,  ne doit pas forcément être recherché d'un point de vue purement financier, mais au contraire par l’augmentation de l’efficacité, de la réactivité et de la qualité des informations accessibles par le plus grand nombre. Un système d’archivage bien construit doit permettre d’analyser, grâce à des outils comme les moteurs de recherche, ces bases informationnelles afin d’en ressortir d’une part, une véritable connaissance dans le cadre de la gestion des activités d’une organisation et d’autre part, d’enrichir le patrimoine numérique destiné à être valorisé par l’action culturelle.

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Published by Eric MICAELLI
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